Pagina Vizualizare document
Acest articol descrie modul în care este structurată și utilizată pagina de vizualizare a unui document în Regista, după ce documentul a fost înregistrat în sistem.
Pagina este organizată în trei secțiuni principale – Vezi detalii, Urmărește traseu și Comunică rezoluție – fiecare având un rol specific în gestionarea și actualizarea documentului.
Pentru o accesibilitate mai bună, în funcție de preferințe, puteți alege modul de afișare a celor 3 secțiuni din colțul din dreapta: afișare pe o singură pagină sau afișare în taburi.
Utilizatorii care au drepturi corespunzătoare pot:
- modifica și salva anumite informații din tab-ul Vezi detalii;
- actualiza traseul documentului din tab-ul Urmărește traseu, atribuind sau eliminând utilizatori și responsabilități;
- finaliza documentul și comunica oficial rezoluția din tab-ul Comunică rezoluție, atunci când acesta ajunge în etapa finală a procesării.
Tab-ul „ Vezi detalii” – Ce informații pot fi modificate
Tab-ul „Vezi detalii” este zona principală pentru modificarea informațiilor generale ale unui document.
1. Informații generale
Această secțiune oferă informații legate de starea documentului, utilizatorul și data înregistrării.
2. Tip document (obligatoriu)
Se poate modifica tipul documentului între Intrare și Ieșire, selectând bifa corespunzătoare.
3. Nume emitent* (obligatoriu)
Modificarea se face prin selectarea unui alt emitent din listă sau introducerea manuală a unui nou emitent. Acesta va fi asociat doar documentului curent. Numele și adresa emitentului pot fi completate sau modificate.
Modificarea unui emitent nu afectează celelalte documente înregistrate anterior cu același nume.
4. Adresă emitent (opțional)
Se editează împreună cu numele emitentului, dacă este cazul.
5. Dată înregistrare* (obligatorie)
Aceasta poate fi modificată exclusiv în intervalul delimitat de documentele învecinate înregistrate în registru. De exemplu, dacă documentul anterior este datat 15.03.2026, iar cel următor 25.03.2026, modificarea poate fi efectuată doar în cadrul acestui interval.
6. Nr. extern (opțional)
Acesta este un câmp cu editare liberă.
7. Dată externă (opțional)
În acest câmp nu se pot introduce date viitoare; se pot completa doar date din trecut (inclusiv data curentă).
8. Conținut* (obligatoriu)
Se poate modifica descrierea documentului, fie prin completarea cu informații suplimentare, fie prin înlocuirea textului existent.
9. Dosare din nomenclatorul arhivistic (opțional)
Se poate selecta un alt dosar din lista disponibilă. Pentru a adăuga un dosar nou, acesta trebuie definit în secțiunea Setări > Setări registratură > Dosare.
10. Observații (opțional)
Se pot introduce comentarii suplimentare privind documentul (ex.: „în curs de analiză”, „în așteptare aviz”, „document incomplet – lipsă anexă”, „urgent – termen legal apropiat”).
11. Fișiere atașate pentru comunicare internă (opțional)
Puteți atașa fișiere care reprezintă documente justificative sau materiale suport (de exemplu: avize, anexe, corespondență, documente scanate sau alte informații relevante.
12. Comentarii interne (opțional)
Permite adăugarea de note interne referitoare la stadiul, procesarea sau observațiile privind documentul. Comentariile sunt vizibile doar utilizatorilor din cadrul instituției și facilitează colaborarea între compartimente, fără a fi comunicate solicitantului.
Câmpuri care nu pot fi modificate
- Numărul de înregistrare este generat automat de aplicație și nu poate fi schimbat.
- Dacă documentul este de Intrare cu termen și rezoluția a fost deja finalizată, majoritatea câmpurilor devin blocate.
Soluție în cazul unui document blocat: se poate redeschide traseul atribuind un utilizator cu starea „În lucru”. Această acțiune va șterge rezoluția, iar câmpurile devin din nou editabile.
Cu termen / Fără termen – acest câmp este actualizat automat:
- dacă toți utilizatorii sunt marcați „Spre informare”, documentul este fără termen;
- dacă un utilizator este în starea „În lucru”, documentul devine cu termen.
La trecerea utilizatorului in lucru, documentul devine Cu termen. Se poate modifica în tip Ieșire.
Termenul de răspuns nu poate fi modificat din Cu termen în Fără termen, însă documentul poate fi finalizat prin rezolvarea sarcinilor utilizatorilor asociați.
Ștergerea unui document
Ștergerea este permisă doar pentru ultimul document înregistrat în cadrul unui registru.
Platforma permite ștergerea a maximum 5 documente, acestea trebuind să fie ultimele înregistrate. Pentru ștergerea unui număr mai mare de documente, este necesar să contactați echipa de suport Regista la adresa suport@regista.ro
Pași pentru ștergere:
- Accesați tab-ul Vezi detalii;
- Derulați în josul paginii;
- Apăsați pe butonul „Șterge document”.
Tab-ul „ Urmărește traseu” – Gestionarea responsabilităților
Acest tab permite vizualizarea și modificarea traseului documentului: cine are responsabilitate directă asupra lui și cine doar îl vizualizează.
1. Utilizatori cu responsabilități
Aceștia au acțiuni concrete de realizat (analiză, soluționare, comunicare rezoluție).
La nivel de traseu, în dreptul fiecărui document, utilizatorii vor putea verifica cine sunt utilizatorii cu responsabilități asupra documentului, starea acestuia (în lucru sau rezolvat), vor putea marca starea in Rezolvă sau Trece în lucru și vor putea adăuga pe traseu compartimente și/sau utilizatori asociați compartimentelor dorite.
2. Utilizatori informați
Aceștia au doar rol de vizualizare și nu trebuie să acționeze asupra documentului, starea lor fiind „Spre informare”.
Există opțiunea „Trece în lucru”, pentru atribuirea de responsabilitate, sau eliminarea utilizatorului din traseu.
Există opțiunea „Trece în lucru”, pentru atribuirea de responsabilitate, sau eliminarea utilizatorului din traseu.
Se pot adăuga compartimente și utilizatori noi prin intermediul butonului „Adaugă compartimente și utilizatori”.
Pentru mai multe informații, vă recomandăm să parcurgeți și articolul dedicat pentru traseu document, accesând acest link.
Tab-ul „ Semnează electronic” - Semnarea oficială a documentelor
Modulul de semnătură electronică din aplicația Regista permite semnarea rapidă, sigură și conformă cu legislația, a documentelor înregistrate în Registratură. Pentru mai multe detalii despre câmpurile disponibile în tab-ul Semnează electronic vă invităm să accesați articolul dedicat semnării documentelor.
Tab-ul „Comunică rezoluție” – Finalizarea și comunicarea oficială
Acest tab devine disponibil doar după ce toți utilizatorii responsabili și-au finalizat acțiunile.
Ultimul utilizator activ este responsabil de completarea rezoluției și de finalizarea documentului.
1. Tip rezoluție (obligatoriu)
Se alege din lista de opțiuni predefinite:
- Finalizat favorabil (implicit)
- Finalizat parțial favorabil
- Clasat
- Declinat competența (cu sau fără redirecționare către altă instituție)
- Spre informare
Tipul de rezoluție reflectă rezultatul procesării documentului și va fi inclus în comunicarea oficială către destinatar.
2. Opțiuni de răspuns* (obligatoriu)
- Bifarea opțiunii „Am trimis deja răspuns” confirmă că documentul a fost transmis anterior. Se selectează modul de expediere a răspunsului: La ghișeu, Prin poștă sau Altă metodă (fax, curier etc.)
- Selectarea opțiunii „Trimit răspuns prin e-mail” permite trimiterea electronică direct din platformă la adresa de e-mail a solicitantului. Această opțiune necesită formularea unui răspuns formal cu detaliile soluționării în câmpul "Mesaj rezoluție".
3. Informații despre destinatar
Preluate automat din tab-ul Vezi detalii, dar pot fi editate:
- Nume destinatar* (câmp obligatoriu);
- Adresă (opțională);
- Data expedierii (setată automat la data curentă, dar poate fi modificată).
4. Fișiere de răspuns
Se pot încărca documente care vor fi transmise destinatarului (de exemplu, răspunsuri oficiale, fișiere justificative).
5. Finalizarea documentului
După completarea tuturor câmpurilor, documentul poate fi finalizat. Această acțiune:
- blochează modificările ulterioare;
- marchează documentul ca „finalizat”;
- permite comunicarea către destinatar prin metoda selectată.
Tipul de rezoluție trebuie ales în funcție de conținutul documentului și modul în care acesta a fost gestionat în instituție.
Pentru mai multe informații, vă recomandăm să parcurgeți și articolul dedicat pentru rezoluție document, accesând acest link.
Pentru mai multe detalii privind înregistrarea documentelor, accesați secțiunea Înregistrarea documentelor Registratura Pro.
Related Articles
Traseu document Registratura Pro
Secțiunea "TRASEU DOCUMENT" permite gestionarea și urmărirea responsabilităților și informării utilizatorilor în legătură cu un document înregistrat în aplicația Regista. Aceasta este esențială pentru monitorizarea procesului de rezolvare a ...Înregistrarea documentelor
Unde înregistrăm documentele? Putem să înregistrăm documentele electronic, în registratura generală, în registrele secundare sau în Monitorul Oficial Local. Când accesăm secțiunea registratură electronică - documente, din meniul din partea stângă, ...Rapoarte documente - Pagina Principala
Pentru o organizare eficientă și o gestionare clară a documentelor, precum și pentru a asigura accesibilitatea și transparența acestora, am creat următoarele categorii de documente afișate în pagina principală. Aceste categorii ajută atât ...Modificare document - Registratura PRO
Modificare document - Registratura PRO ✔ Cine poate modifica un document? Modificarea documentelor se poate face de către orice administrator sau de către utilizatorii asociați la document. Pentru a vă asigura că un anumit utilizator poate edita ...Finalizare document Registratura Pro - Rezoluție
În modulul Registratura Pro, procesul de înregistrare și rezolvare a documentelor este simplificat și centralizat, asigurând o gestionare eficientă a acestora. Funcționalitatea „Finalizare document - Rezoluție” vă permite să trimiteți răspunsurile ...