Înregistrarea documentelor
Unde înregistrăm documentele?
Putem să înregistrăm documentele electronic, în registratura generală, în registrele secundare sau în Monitorul Oficial Local. Când accesăm secțiunea registratură electronică - documente, din meniul din partea stângă, avem posibilitatea să selectăm din lista de sus, registrul în care dorim să înregistrăm un document.
Cum înregistrăm documentele?
După ce ați selectat registrul dorit, dați click pe unul din butoanele Adaugă document de intrare/intern sau Adaugă document ieșire . După selectarea tipului de document, se deschide pagina de completare efectivă a documentului, iar câmpurile obligatorii sunt marcate cu steluță (*).
Documentele de intrare sunt documentele primite de o instituţie sau organizaţie, cetăţeni, persoane juridice, alte instituţii sau alte entităţi. Acestea sunt înregistrate şi, după caz, repartizate către persoanele sau compartimentele responsabile.
Exemple de documente de intrare: cereri și solicitări primite de la cetățeni sau alte entități, adrese și comunicări primite de la alte instituții, sesizări și petiții, facturi și documente financiar-contabile primite, oferte, notificări sau alte documente transmise către instituție.
Documentele de ieşire sunt documentele emise de o instituţia pe care o reprezentaţi şi transmise către destinatari externi, precum cetăţeni, persoane juridice, alte instituţii sau entităţi.
Exemple de documente de ieșire: răspunsuri la cereri și solicitări, adrese și comunicări transmise către alte instituții, notificări și înștiințări, rapoarte sau documente transmise către destinatari externi, solicitări adresate cetățenilor, firmelor sau altor instituții.
La câmpul Număr de înregistrare, va fi selectat automat următorul număr de înregistrare.
Selectarea utilizatorilor pe document
Când un utilizator adaugă un document nou și se debifează din listă, acesta nu va avea acces la document.
Documentul este adaugat dar userul nu are acces de vizualizare și modificare ulterioară, deselectându-se manual. Documentul apare în listă doar administratorilor și utilizatorilor selectați din listă. La click pe documentul adăugat, vă apare următorul mesaj:
Câmpul Termen - Înregistrare document cu termen
Câmpul termen este valabil doar pentru documentele de Intrare. Când adăugăm un document Fără termen, acesta va fi înregistrat direct cu statusul Finalizat. Câmpul Cu termen, face deosebirea dintre un document În lucru și unul Finalizat.
Când adăugăm un document Cu termen, aplicația selectează implicit termen de rezolvare de 30 de zile și ne apar câmpurile obligatorii Dată de rezolvare și Dată internă de rezolvare. Data de rezolvare a unui document de intrare cu termen, se poate modifica: atât la adăugare cât și la modificarea ulterioară a documentului. Data internă de rezolvare trebuie să fie aceeași sau anterioară datei de rezolvare.
După înregistrarea documentelor, acestea pot fi în continuare modificate fie prin Traseu compartiment, fie prin editarea câmpurilor completate. Spre exemplu, se poate modifica câmpul Termen și va schimba starea compartimentelor din Traseu, cât și starea generală vă invităm să accesați articolul dedicat de aici, pentru mai multe detalii.
Câmpul emitent și destinatar
Am adăugat câmpuri dedicate de e-mail și telefon pentru emitenți, atât la înregistrarea cât și editarea unui document.
Puteți alege dacă doriți să completați în documentul electronic adresa de e-mail împreună cu numărul de telefon al emitentului, indiferent de tipul documentului (intrare sau ieșire).
Puteți activa sau dezactiva aceasta funcționalitate prin bifarea acesteia în căsuța din dreptul denumirii: Colectare telefon și e-mail emitenți și destinatari, urmând pașii:
1. Setări;
2. Setări registratură;
3. Setări afișare registratură
4. Colectare telefon și e-mail emitenți și destinatari.