Înregistrarea documentelor

Înregistrarea documentelor

Unde înregistrăm documentele?

Putem să înregistrăm documentele electronic, în registratura generală, în registrele secundare sau în Monitorul Oficial Local.
Când accesăm secțiunea registratură electronică - documente, din meniul din partea stângă, avem posibilitatea să alegem de sus, registrul în care dorim să înregistrăm un document.

Cum înregistrăm documentele?

După ce ați selectat registrul dorit, se dă click pe unul din butoanele Adaugă document de intrare/intern sau Adaugă document ieșire . După selectarea tipului de document, se deschide pagina de completare efectivă a documentului, iar câmpurile obligatorii sunt marcate cu steluță (*).


La câmpul Număr de înregistrare, va fi selectat automat următorul număr de înregistrare.
Prin click pe acest câmp, vă apar opțiunile de a selecta să înregistrați un număr rezervat.
Pentru mai multe informații despre adaugarea unui document nou cu un număr de înregistrare rezervat anterior, vă invit să accesați articolul despre rezervarea documentelor.
Selectarea utilizatorilor
Când un utilizator adaugă un document nou și se debifează din listă, acesta nu va avea acces la document.
Documentul este adaugat dar userul nu are acces de vizualizare și modificare ulterioară, deselectându-se manual.
Documentul apare în listă doar administratorilor și utilizatorilor selectați din listă.
La click pe documentul adăugat, vă apare următorul mesaj:


Câmpul Termen
Câmpul termen este valabil doar pentru documentele de Intrare.
Câmpul Cu termen, face deosebirea dintre un document În lucru și unul Rezolvat.
Când adăugăm un document Fără termen, acesta va fi înregistrat direct cu statusul Rezolvat.
Când adăugăm un document Cu termen, ne apar câmpurile obligatorii Dată de rezolvare și Dată internă de rezolvare. Aplicația selectează implicit termen de rezolvare de 30 de zile.
Data de rezolvare a unui document de intrare cu termen, se poate modifica: atât la adăugare cât și la modificarea ulterioară a documentului. Data internă de rezolvare trebuie să fie aceeași sau anterioară datei de rezolvare.


După înregistrarea  documentelor, acestea pot fi în continuare modificate fie prin Traseu, fie prin câmpurile completate.
Spre exemplu, se poate modifica câmpul Termen și va schimba starea compartimentelor din Traseu, cât și starea generală 

Adăugare câmpuri dedicate de e-mail și telefon pentru emitenți la înregistrarea / editarea unui document

De acum înainte puteți alege daca doriți să completați în documentul electronic adresa de e-mail împreună cu numărul de telefon ale emitentului, indiferent de tipul documentului (intrare / ieșire).
Puteți activa sau dezactiva aceasta funcționalitate prin bifarea acesteia în căsuță din dreptul denumirii: Colectare telefon și e-mail emitenți și destinatari, urmând pașii:

1. Setări;
2. Setări registratură;
3. Setări afișare registratură
4. Colectare telefon și e-mail emitenți și destinatari.


    • Related Articles

    • Rezervă număr de înregistrare document

      Aplicația Regista oferă posibilitatea să  rezervați un număr de înregistrare  pentru documentele pe care doriți să le adăugați ulterior. Acestea vor fi emise cu data rezervării, deși documentele vor fi adăugate intr-o dată ulterioară rezervarii.  ...
    • Managementul Documentelor - Fluxul documentelor

      Pentru a ușura munca de zi cu zi, în aplicația Regista puteți găsi funcționalități legate de managementul documentelor. Astfel, puteți adăuga documente de intrare, documente de ieșire, dar le și puteți modifica. Adaugă document de Intrare  sau ...
    • Modificarea datei de înregistrare a unui document

      Modificarea dată înregistrare   Pentru a realiza acest lucru, trebuie să urmați trei pași simpli. După autentificarea în contul dumneavoastră de pe platforma Regista, mergeți în secțiunea Documente și urmați pașii: Click simplu pe numărul de ...
    • Înregistrarea Proiectelor de Hotărâri

      Proiectele de hotărâri se vor înregistra în registru a)Evidența proiectelor de hotărâri ale autorității deliberative. La înregistrarea proiectului de hotărâre, se completeaza toate câmpurile, cu excepția câmpurilor număr și data înregistrării. ...
    • Editarea și ștergerea documentelor înregistrate

      Cum se editează un document? Modificarea documentelor se poate face de către orice administrator sau de către utilizatorii selectați de aceștia. Pentru a vă asigura că un anumit utilizator poate edita documentele, trebuie să urmați pașii: În meniul ...