Înregistrarea documentelor
Unde înregistrăm documentele?
Putem să înregistrăm documentele electronic, în registratura generală, în registrele secundare sau în Monitorul Oficial Local. Când accesăm secțiunea registratură electronică - documente, din meniul din partea stângă, avem posibilitatea să selectăm dinlista de sus, registrul în care dorim să înregistrăm un document.
Cum înregistrăm documentele?
După ce ați selectat registrul dorit, dați click pe unul din butoanele Adaugă document de intrare/intern sau Adaugă document ieșire . După selectarea tipului de document, se deschide pagina de completare efectivă a documentului, iar câmpurile obligatorii sunt marcate cu steluță (*).
La câmpul Număr de înregistrare, va fi selectat automat următorul număr de înregistrare.
Selectarea utilizatorilor pe document
Când un utilizator adaugă un document nou și se debifează din listă, acesta nu va avea acces la document.
Documentul este adaugat dar userul nu are acces de vizualizare și modificare ulterioară, deselectându-se manual. Documentul apare în listă doar administratorilor și utilizatorilor selectați din listă. La click pe documentul adăugat, vă apare următorul mesaj:
Câmpul Termen - Înregistrare document cu termen
Câmpul termen este valabil doar pentru documentele de Intrare. Când adăugăm un document Fără termen, acesta va fi înregistrat direct cu statusul Finalizat. Câmpul Cu termen, face deosebirea dintre un document În lucru și unul Finalizat.
Când adăugăm un document Cu termen, aplicația selectează implicit termen de rezolvare de 30 de zile și ne apar câmpurile obligatorii Dată de rezolvare și Dată internă de rezolvare. Data de rezolvare a unui document de intrare cu termen, se poate modifica: atât la adăugare cât și la modificarea ulterioară a documentului. Data internă de rezolvare trebuie să fie aceeași sau anterioară datei de rezolvare.
După înregistrarea
Câmpul emitent și destinatar
Am adăugat câmpuri dedicate de e-mail și telefon pentru emitenți, atât la înregistrarea cât și editarea unui document.
Puteți alege dacă doriți să completați în documentul electronic adresa de e-mail împreună cu numărul de telefon al emitentului, indiferent de tipul documentului (intrare sau ieșire).
Puteți activa sau dezactiva aceasta funcționalitate prin bifarea acesteia în căsuța din dreptul denumirii: Colectare telefon și e-mail emitenți și destinatari, urmând pașii:
1. Setări;
2. Setări registratură;
3. Setări afișare registratură
4. Colectare telefon și e-mail emitenți și destinatari.
Odată activată licența de Registratură Pro, puteți adăuga emitenți noi urmând pașii de mai jos:
În pagina de "Adăugare Document", trebuie să dați click pe butonul “+ Adaugă emitent”, se va deschide o pagină nouă unde trebuie să completați toate câmpurile marcate cu steluță, respectiv: Nume, Prenume și Adresă. Pentru a păstra o evidență completă, recomandăm să completați și câmpurile CNP, email și număr de telefon.
Pentru emitent persoană juridică, completați câmpurile obligatorii: denumire și adresă. Pentru a păstra o evidență completă, recomandăm să completați și câmpurile CUI, email și număr de telefon.
După completare, dați click pe butonul “Salvează Modificările” și astfel se va crea un nou emitent.
Zona pentru completarea datelor emitentului este delimitată și denumită "Emitent", aici veți regăsi câmpul "Nume/Denumire emitent". In acest câmp, puteți căuta un emitent care a fost deja înregistrat, apoi dați click pe acesta pentru a-l selecta din listă și astfel va fi înregistrat pe document.
Related Articles
Înregistrare documente multiple
Actualizare funcționalitate - înregistrarea multiplă a documentelor Pentru a îmbunătăți procesul de înregistrare și rezervare a documentelor în aplicația Regista, butonul "Adaugă documente rapid" a fost actualizat în Adaugă documente multiple . ...Înregistrarea documentelor Registratura Pro
Registratura Pro oferă utilizatorilor o modalitate avansată și eficientă de a înregistra, gestiona și urmări documentele într-un mod centralizat și organizat. Aceasta vine cu funcționalități suplimentare față de versiunea de bază, permițând ...Finalizare document Registratura Pro - Rezoluție
În modulul Registratura Pro, procesul de înregistrare și rezolvare a documentelor este simplificat și centralizat, asigurând o gestionare eficientă a acestora. Funcționalitatea „Finalizare document - Rezoluție” vă permite să trimiteți răspunsurile ...Rezervă număr de înregistrare document
Butonul Rezervă numere a fost modificat în Adaugă documente rapid - însă acesta funcționează într-un mod similar cu butonul de rezervare, doar că permite adăugarea documentelor direct în listare. Prin adăugare rapidă veți selecta la fel că la ...Înregistrarea rapidă a documentelor
Actualizare funcționalitate - înregistrarea rapidă a documentelor Pentru a eficientiza fluxul de rezervare numere din aplicația Regista, butonul Rezervă numere înregistrare a fost modificat în Adaugă documente rapid . Odată cu această modificare am ...