Înregistrarea documentelor Registratura Pro

Registratura Pro oferă utilizatorilor o modalitate avansată și eficientă de a înregistra, gestiona și urmări documentele într-un mod centralizat și organizat. Aceasta vine cu funcționalități suplimentare față de versiunea de bază, permițând utilizatorilor să își optimizeze fluxul de lucru.

Unde înregistrăm documentele?

În Registratura Pro, documentele pot fi înregistrate electronic în registratura generală și în registrele secundare, în funcție de nevoile instituției. Accesând secțiunea „Registratură electronică - Documente” din meniul din partea stângă, puteți selecta, din lista de sus, registrul în care doriți să înregistrați un document.

Cum înregistrăm documentele?

După selectarea registrului dorit, dați click pe unul din butoanele: Adaugă document de intrare sau Adaugă document ieșire. După selectarea tipului de document, se deschide pagina de completare efectivă a documentului, iar câmpurile obligatorii sunt marcate cu steluță (*)

Noua pagină de "Adăugare document" din Registratura Pro este structurată astfel încât să ofere un proces de introducere a datelor intuitiv și fluent, facilitând completarea rapidă a informațiilor. 

Iată cum va fi aceasta structurată:

1. Emitent: Puteți căuta rapid un emitent după nume, prenume sau adresă. De asemenea, aveți posibilitatea de a adăuga un emitent nou, dacă acesta nu este deja înregistrat. Găsiți mai multe detalii despre adăugarea emitenților și destinatarilor în articolul Setări emitenți și destinatari.
2. Informații generale: Completați numărul și data externă ale documentului, dacă este cazul.
3. Conținut pe scurt: Aici veți completa tipul documentului pe care îl înregistrați (de exemplu, adresă, factură etc.). Puteți introduce o descriere sumară a documentului, pentru o înțelegere mai clară a documentului.
4. Termen de răspuns: Alegeți între opțiunile „Fără termen” sau „Cu termen”, cu posibilitatea de a seta o dată limită.
5. Compartimente și utilizatori: Selectați utilizatorii responsabili de soluționarea documentului, asigurând o alocare clară a sarcinilor.
6. Dosare arhivistice: Selectați dosarul corespunzător din nomenclatorul arhivistic, pentru o arhivare corectă.
7. Fișiere interne: Încărcați documentele relevante și adăugați, dacă este necesar, detalii explicative. Puteți trage direct fișierele în această zonă sau puteți apăsa pe săgeata de încărcare pentru a alege un fișier de pe dispozitivul dumneavoastră. Sunt permise diverse extensii, cum ar fi .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, etc.
8. Observatii: În această secțiune, puteți adăuga informații suplimentare despre document sau fișierele încărcate. Câmpul, care era denumit anterior „Detalii fișiere”, permite includerea de detalii generale, cum ar fi note despre fișierele încărcate, mențiuni referitoare la semnarea documentului sau acțiuni suplimentare necesare pentru finalizarea acestuia.
9. Destinatar: Această secțiune este disponibilă exclusiv pentru documentele de ieșire și include câmpul Nume/Denumire Destinatar. În acest câmp, aveți opțiunea de a căuta rapid destinatarul dorit, similar procesului de căutare pentru emitenți. În cazul în care destinatarul nu este găsit, aveți posibilitatea de a adăuga un destinatar nou direct din pagina Adaugă document ieșire.

După completarea corectă a tuturor câmpurilor, puteți finaliza înregistrarea documentului prin apăsarea butonului „Adaugă document”.

Aplicația va atribui automat următorul număr de înregistrare disponibil în registrul selectat, eliminând riscul de duplicare sau omisiune.

Câmpul emitent și destinatar

Registratura Pro oferă un control sporit asupra informațiilor referitoare la emitenți și destinatari. Acum, nu doar că puteți adăuga datele acestora direct din pagina de adaugare document, dar aveți și posibilitatea de a colecta și gestiona informații suplimentare, precum: adresa de email, numar de telefon, CNP.

Pentru mai multe detalii, vă invităm să accesați articolul Setări emitenți și destinatari .

Câmpul Termen de răspuns - Înregistrare document cu termen

Similar cu versiunea de bază, în Registratura Pro, câmpul Termen este valabil doar pentru documentele de Intrare. Când adăugăm un document Fără termen, acesta va fi înregistrat direct cu statusul Finalizat. În momentul în care selectați utilizatorii asociați unui document Fără termen, veți putea selecta ca utilizatorii sa aibă doar starea „Spre informare”.

În acest mod, utilizatorii selectați vor putea urmări progresul documentului, însă nu vor avea responsabilități directe de rezolvare sau acțiuni asupra documentului.

Pentru adăugarea unui document Cu termen, este necesar să selectați cel puțin un utilizator cu starea În lucru pentru ca documentul să fie gestionat și rezolvat ulterior. După adăugarea documentului, acesta va avea starea În lucru și va putea fi rezolvat din pagina documentului, accesând secțiunea „Traseu”.

Detalii suplimentare despre procesul de rezolvare, vă recomandăm să parcurgeți articolul Traseu document Registratura Pro.

Pentru documentele cu termen, aplicația oferă implicit un termen de 30 de zile, dar acesta poate fi ajustat atât la momentul înregistrării, cât și ulterior. Funcționalitatea de dată internă de rezolvare și dată de rezolvare rămâne disponibilă pentru o gestionare eficientă a termenelor.

Documentele înregistrate pot fi modificate ulterior prin accesarea butonului "Adaugă compartimente și utilizatori" si prin editarea câmpurilor completate, in functie de modificarile dorite.

Modificările pot include ajustări ale termenului sau ale altor informații completate anterior, iar acestea se vor reflecta în starea generală și în traseul documentului.

Selectarea utilizatorilor pe document

La adăugarea unui document nou, aveți posibilitatea de a gestiona accesul și responsabilitățile utilizatorilor direct din câmpul "Compartimente și utilizatori". Prin acest câmp, se selectează atât compartimentele, cât și utilizatorii care vor fi implicați în procesul de soluționare al documentului.

Pentru a asigura o gestionare eficientă a documentelor, Registratura Pro permite distribuirea documentelor la nivel de utilizator. Utilizatorii pot fi desemnați fie cu responsabilități directe în rezolvarea documentului, fie doar cu drepturi de informare.

De asemenea, Registratura Pro va permite urmărirea traseului fiecărui document la nivel de utilizator, facilitând o transparență ridicată și o colaborare mai eficientă între compartimente.

Când un utilizator adaugă un document nou și se debifează din listă, documentul va fi vizibil doar pentru administratorii și utilizatorii selectați. 

• Related Articles

• Filtrarea documentelor: adaugă și șterge filtre - Registratura PRO

  Modulul de Registratură Pro vine cu o filtrare avansată și îmbunătățită. Filtrele afișate ca și cap de tabel în fiecare pagină a modulelor din aplicația Regista, ajută la identificarea rapidă a documentelor. Filtrarea documentelor din registre ...

• Migrare Traseu document la Registratura Pro

  Dacă în trecut ați beneficiat de versiunea anterioară a Registraturii și ulterior ați migrat la modulul Registratură Pro, este necesar să migrați documentele aflate "În lucru" către Traseul Pro pentru a putea fi procesate și finalizate. De ce este ...

• Traseu document Registratura Pro

  Secțiunea "TRASEU DOCUMENT" permite gestionarea și urmărirea responsabilităților și informării utilizatorilor în legătură cu un document înregistrat în aplicația Regista. Aceasta este esențială pentru monitorizarea procesului de rezolvare a ...

• Finalizare document Registratura Pro - Rezoluție

  În modulul Registratura Pro, procesul de înregistrare și rezolvare a documentelor este simplificat și centralizat, asigurând o gestionare eficientă a acestora. Funcționalitatea „Finalizare document - Rezoluție” vă permite să trimiteți răspunsurile ...

• Înregistrarea documentelor

  Unde înregistrăm documentele? Putem să înregistrăm documentele electronic, în registratura generală, în registrele secundare sau în Monitorul Oficial Local. Când accesăm secțiunea registratură electronică - documente, din meniul din partea stângă, ...