Modulul de semnătură electronică din aplicația Regista vă permite să semnați documentele înregistrate în Registratură într-un mod rapid, sigur, in ordinea aleasa și conform legislației. Această funcționalitate asigură trasabilitatea completă a documentelor, reduce timpul și costurile de procesare și facilitează respectarea cerințelor legale.

Funcționalitatea este disponibilă doar pentru documentele de Intrare și Ieșire cu termen. Documentele Intrare și Ieșire fără termen, se finalizează automat și nu pot fi semnate electronic.

✔ Setarea ordinii implicite de semnare

Pentru configurarea ordinii implicite de semnare, accesați meniul din partea stângă și selectați Setări → Setări companie.

În această secțiune puteți alege tipul de semnare dorit:

• Semnare paralelă – toți semnatarii semnează simultan;

• Semnare secvențială – semnarea se realizează în ordine, de la un utilizator la altul.

După selectarea opțiunii dorite, apăsați butonul „Salvează modificările”.

✔ Vizualizarea detalii document

Selectând un document, veți avea acces la următoarele taburi:

• Vezi detalii - consultați informațiile generale și atașați observații, dosare, anexe sau fișiere interne.

• Urmărește traseu - urmăriți parcursul documentului și statusurile utilizatorilor implicați.

• Semnează electronic - inițiați procesul de creare a unei mape de semnături.

• Comunică rezoluția - introduceți și transmiteți rezoluția finală, unde puteți trimite ca și rapsuns, inclusiv fișierele semnate electronic.

 ✔ Crearea unei mape de semnături

Din tabul “Semnează electronic”, puteți crea o mapă de semnături urmând pașii de mai jos:

1. Verificați numărul disponibil de mape.

2. Încărcați fișierele ce urmează a fi semnate (format acceptat: .pdf; dimensiune maximă: 25 MB).

3. Selectați semnatarii din lista disponibilă:

• sunt afișați doar utilizatorii activi ai companiei/instituției;

• este necesară activarea permisiunii de semnare electronică.

Informații despre lista de semnatari:

1. Prima parte afișează numele și prenumele utilizatorului;

2. Partea din paranteză reprezintă adresa de e-mail; 

3. Afișează utilizatorul cu semnătura;

4. Dacă lângă utilizator nu apare nicio semnătură, înseamnă că acesta nu deține o semnătură electronică.

Stabilirea ordinii de semnare:

Ordinea semnatarilor se stabilește prin drag & drop:

• Plasare între rânduri (Imagine A) – modifică ordinea de semnare (semnare succesivă);

• Plasare pe același rând (Imagine B) – atribuie același număr de semnătură (semnare simultană).

Verificarea semnatarilor:

Verificați:

• activitatea fiecărui semnatar;

• tipul de semnătură selectat.

Dacă un utilizator fără semnătură este adăugat în mapă:

Activitatea acestuia va fi „De vizualizat” sau „Primește o copie”;

Tipul de semnătură electronică nu va fi afișat.

 Trimiterea spre semnare:

Apăsați butonul „Trimite spre semnare” pentru a iniția procesul.

După apăsarea butonului:

• se deschide fereastra aplicației de semnare integrată;

• zona de semnare este predefinită în partea de jos a paginii.

Tipuri de câmpuri disponibile:

1. Citire confirmare
   Acest câmp poate fi adăugat pentru o anumită zonă sau pentru un paragraf din document. Dacă este setat ca obligatoriu, documentul nu poate fi finalizat, chiar dacă este semnat, fără confirmarea citirii.

2.  Atașament semnatar

Permite adăugarea unui atașament de către semnatar și poate fi setat ca obligatoriu.

În câmpul „Etichetă” se poate introduce o valoare orientativă privind tipul documentului solicitat (ex.: dovada plății, act adițional etc.).

3. Câmp text
   Acest câmp poate fi utilizat:

• fie pentru completarea unui text înainte de trimiterea documentului spre semnare (valoare predefinită);

• fie pentru a permite semnatarului să introducă un text.
  Valoarea introdusă în câmpul „valoare nouă” va fi afișată în ambele situații.

Dacă un câmp setat ca obligatoriu nu este completat sau confirmat, butonul „Finalizează” nu va fi disponibil.

După confirmare:

• semnatarii vor primi notificări prin e-mail;

• documentul și mapa vor avea statusul „În semnare”.

Atenție! După inițierea procesului de semnare, fișierele, lista semnatarilor si ordinea aleasa nu mai pot fi modificate până la finalizarea acestuia. În cazul în care sunt necesare modificări, puteți anula mapa de semnături și relua procesul prin crearea unei mape noi, în care aveți posibilitatea să adăugați sau să eliminați documente și semnatari.

Pași pentru anularea mapei:

1. Accesați tabul "Semnează electronic"
   

2. Faceți clic pe butonul "Anulează mapa"

3. Introduceți motivul anulării, apoi confirmați acțiunea.
   

✔ Semnarea documentelor din Registratură

Pentru a semna electronic un document, accesați meniul Registratură electronică → Documente de semnat.

• Utilizatorii vor vedea doar documentele în care sunt desemnați ca semnatari in ordinea aleasa.

• Daca un utilizator este adaugat ca semnatar, dar a fost ales pe locul 2, atunci documentul va aparea in semnare doar dupa ce a fost semnat de prima persoana.

• Administratorii vor vedea toate documentele instituției care au o mapă de semnături activă.

Documentele ce necesită semnare pot fi identificate și în lista generală de documente, unde sunt evidențiate cu următoarele statusuri: Spre semnare, În semnare, Semnat. De asemenea, se poate accesa direct link-ul transmis prin e-mail.

Pași pentru semnarea electronică

1. Accesați tabul Semnează electronic sau link-ul primit pe e-mail.

2. Aplicați semnătura prin platforma furnizorului (Namirial) → apăsați "Click să semnezi".

3. Finalizați procesul prin selectarea butonului "Finalizează", apoi închideți fereastra și reveniți în platformă.

După aplicarea semnăturii, statusul utilizatorului pe document, devine Semnat.

Documentul va primi statusul final "Semnat" numai după ce toți semnatarii au finalizat procesul de semnare.