Semnarea electonică a documentelor din Registratură

Modulul de semnătură electronică din aplicația Regista vă permite să semnați documentele înregistrate în Registratură într-un mod rapid, sigur și conform legislației. Această funcționalitate asigură trasabilitatea completă a documentelor, reduce timpul și costurile de procesare și facilitează respectarea cerințelor legale.

Funcționalitatea este disponibilă doar pentru documentele de Intrare și Ieșire cu termen. Documentele Intrare și Ieșire fără termen, se finalizează automat și nu pot fi semnate electronic.

✔ Vizualizarea detalii document

Selectând un document, veți avea acces la următoarele taburi:

1. Vezi detalii - consultați informațiile generale și atașați observații, dosare, anexe sau fișiere interne.
2. Urmărește traseu - urmăriți parcursul documentului și statusurile utilizatorilor.
3. Semnează electronic - inițiați procesul de creare a unei mape de semnături.
4. Comunică rezoluția - introduceți și transmiteți rezoluția finală, unde puteți trimite ca și rapsuns, inclusiv fișierele semnate electronic.
   

 ✔ Crearea unei mape de semnături

Din tabul Semnează electronic, puteți crea o mapă de semnături urmând pașii:

1. Selectați tipul de semnătură electronică pentru documentele din această mapă (Semnătură electronică simplă, Certificat local - token, Certificat la distanță - cloud).
2. Încărcați fișierele ce trebuie semnate (format acceptat .pdf; dimensiune maximă: 25 MB).
   
3. Selectați semnatarii din lista disponibilă (utilizatori activi ai companiei, care au acces la registrul în care este înregistrat documentul și care au activată permisiunea pentru semnarea documentelor electronice.).
4. Apăsați butonul "Trimite spre semnare" pentru a iniția procesul.
   

Atenție! Selectați doar tipurile de semnătură disponibile utilizatorilor din companie/instituție. Dacă este ales un tip de semnătură pe care niciun angajat nu îl deține (de exemplu, Certificat la distanță - Cloud), lista de selectare a semnatarilor nu va afișa niciun rezultat, iar sistemul va afișa mesajul: "Nu există utilizatori disponibili pentru semnare cu tipul selectat."

După apăsarea butonului "Trimite spre semnare", se va deschide fereastra aplicației de semnare integrată. Va trebui să definiți și să confirmați, pentru fiecare semnatar și pentru fiecare document în parte, zona în care va fi aplicată semnătura. După confirmarea acestui pas, toți semnatarii vor primi notificări pe e-mail pentru a semna documentele, iar socumentul și mapa trec în starea "În semnare".

Atenție! După inițierea procesului de semnare, fișierele și lista semnatarilor nu mai pot fi modificate până la finalizarea acestuia. În cazul în care sunt necesare modificări, puteți anula mapa de semnături și relua procesul prin crearea unei mape noi, în care aveți posibilitatea să adăugați sau să eliminați documente și semnatari.

Pași pentru anularea mapei:

1. Accesați tabul "Semnează electronic"
2. Faceți clic pe butonul "Anulează mapa"
3. Introduceți motivul anulării, apoi confirmați acțiunea.
   

✔ Semnarea documentelor din Registratură

Pentru a semna electronic un document, accesați meniul Registratură electronică → Documente de semnat.

1. Utilizatorii vor vedea doar documentele în care sunt desemnați ca semnatari.
2. Administratorii vor vedea toate documentele instituției care au o mapă de semnături activă.

Documentele ce necesită semnare pot fi identificate și în lista generală de documente, unde sunt evidențiate cu următoarele statusuri: Spre semnare, În semnare, Semnat. De asemenea, se poate accesa direct link-ul transmis prin e-mail.

Pași pentru semnarea electronică

1. Accesați tabul Semnează electronic sau link-ul primit pe e-mail.
2. Aplicați semnătura prin platforma furnizorului (Namirial) → apăsați "Click să semnezi".
3. Finalizați procesul prin selectarea butonului "Finalizează", apoi închideți fereastra și reveniți în platformă.

După aplicarea semnăturii, statusul utilizatorului pe document, devine Semnat.

Documentul va primi statusul final "Semnat" numai după ce toți semnatarii au finalizat procesul de semnare.

✔ Notificări prin e-mail

Aplicația transmite automat notificări prin e-mail în următoarele situații:

1. La crearea unei mape de semnături.
2. Notificare de reamintire pentru semnare, transmis la 10 zile de la creare și cu 3 zile înainte de expirarea termenului.
3. La expirarea termenului de semnare.
4. Când un semnatar refuză semnarea.
5. Când mapa este anulată.
   
6. La finalizarea completă a procesului de semnare.
   

• Related Articles

• Tipurile de Semnatura electronica - documente din Registratura

  Cu semnătura digitală, poți semna orice document și încheia acorduri fără hârtii imprimate, deplasări sau costuri de curierat. Este o soluție modernă, legală și eficientă, acceptată în mod obligatoriu de toate instanțele europene, indiferent de tipul ...

• Înregistrarea documentelor Registratura Pro

  Registratura Pro oferă utilizatorilor o modalitate avansată și eficientă de a înregistra, gestiona și urmări documentele într-un mod centralizat și organizat. Aceasta vine cu funcționalități suplimentare față de versiunea de bază, permițând ...

• Traseu document Registratura Pro

  Secțiunea "TRASEU DOCUMENT" permite gestionarea și urmărirea responsabilităților și informării utilizatorilor în legătură cu un document înregistrat în aplicația Regista. Aceasta este esențială pentru monitorizarea procesului de rezolvare a ...

• Migrare Traseu document la Registratura Pro

  Dacă în trecut ați beneficiat de versiunea anterioară a Registraturii și ulterior ați migrat la modulul Registratură Pro, este necesar să migrați documentele aflate "În lucru" către Traseul Pro pentru a putea fi procesate și finalizate. De ce este ...

• Filtrarea documentelor: adaugă și șterge filtre - Registratura PRO

  Modulul de Registratură Pro vine cu o filtrare avansată și îmbunătățită. Filtrele afișate ca și cap de tabel în fiecare pagină a modulelor din aplicația Regista, ajută la identificarea rapidă a documentelor. Filtrarea documentelor din registre ...