Finalizare document Registratura Pro - Rezoluție

În modulul Registratura Pro, procesul de înregistrare și rezolvare a documentelor este simplificat și centralizat, asigurând o gestionare eficientă a acestora. Funcționalitatea „Finalizare document - Rezoluție” vă permite să trimiteți răspunsurile redactate, împreună cu fișierele atașate, direct prin e-mail din aplicația Regista. Acest lucru se realizează accesând tab-ul „Rezoluție” din pagina de detalii a documentului, facilitând astfel transmiterea rapidă și fără efort a răspunsurilor.

✔ Accesibilitate tab  Rezoluție 

Tab-ul „Rezoluție” este disponibil exclusiv pentru documentele de tip  Intrare cu termen . Documentele de tip Intrare fără termen si de tip Ieșire - nu au această secțiune, deoarece înregistrarea unor astfel de documente presupune că nu mai aveți acțiuni de întreprins asupra lor si nu includ starea „În lucru” pe document.  Astfel, doar pentru documentele de Intrare cu Termen, veți putea trimite un răspuns direct din aplicație către solicitant.

Secțiunea Rezoluție va fi disponibilă când rămâne pe Traseu un singur responsabil cu sarcina "În Lucru", accesibil acestuia și administratorului. Doar ei vor putea completa Rezoluția și finaliza documentul.

Atunci când mai există un singur responsabil rămas pentru rezolvarea sarcinii pe document, iar acesta face click pe butonul  Rezolvă  din Traseu, va fi redirecționat automat către secțiunea Rezoluție, iar tab-ul Rezoluție va deveni activ pentru completare și finalizarea documentului.

✔ Tipuri de rezoluție

În cadrul tab-ului „Rezoluție”, aveți la dispoziție mai multe opțiuni de finalizare a documentului, în funcție de modul în care a fost soluționată solicitarea. 

1. Finalizat favorabil – Documentul a fost rezolvat favorabil, iar solicitarea a fost soluționată complet.
2. Finalizat parțial favorabil – Documentul a fost rezolvat parțial, iar nevoia solicitantului a fost satisfăcută doar în parte.
3. Finalizat nefavorabil – Documentul a fost respins sau neaprobat, iar solicitarea nu a fost soluționată.
4. Clasat – Documentul a fost închis, deoarece nu includea suficiente date de contact sau informații corecte pentru a putea fi procesat.
5. Declinat competență fără redirecționare – Documentul a fost respins, deoarece nu intră în sfera de competență a instituției, iar solicitarea nu va fi redirecționată.
   
6. Declinat competență cu redirecționare către altă instituție – Documentul a fost respins, deoarece nu intră în sfera de competență a instituției, iar solicitarea va fi redirecționată.

✔ Opțiuni de răspuns

În funcție de tipul de răspuns pe care doriți să îl transmiteți, aveți următoarele opțiuni:

1. Trimit răspuns prin e-mail – Dacă selectați această opțiune, va trebui să completați următoarele câmpuri:
   

Adresă de e-mail a destinatarului (dacă nu este deja înregistrată).

Mesaj rezoluție – Conținutul mesajului pe care doriți să-l transmiteți.

Fișiere de răspuns – Fișierele pe care doriți să le atașați documentului. (Formate acceptate: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, .png, cu o dimensiune maximă de 10 MB).

1. Am trimis deja răspuns – Dacă bifați această opțiune, câmpurile pentru e-mail, mesaj și fișiere nu vor mai fi vizibile, iar documentul va putea fi finalizat direct, fără a mai trimite un răspuns suplimentar.

✔ Finalizarea documentului

După ce completați toate câmpurile necesare, puteți finaliza documentul apăsând butonul Finalizează documentul. Pe ecran o să vă apară o modală care conține informațiile completate la Rezoluție, împreună cu un mesaj de atenționare:

 ATENȚIE! Verifică încă o dată informațiile completate și fișierele atașate în secțiunile de mai jos. Acestea vor fi trimise în exteriorul instituției.

După revizuirea infomațiilor, apăsați butonul  Finalizează și trimite răspunsul . Răspunsul redactat împreună cu fișierele de răspuns va fi transmis solicitantului prin e-mail, iar documentul va fi închis în aplicația Regista. În e-mail vor fi incluse fișierele de răspuns ca atașamente, alături de datele de contact ale instituției, pentru a facilita comunicarea dintre solicitant și instituție.

Tab-ul Rezoluție pentru un document de Intrare cu Termen, odată finalizat, va afișa detaliile legate de rezoluție. De asemenea, un document finalizat cu rezoluție poate fi redeschis, iar o nouă rezoluție va putea fi adăugată. Totuși, doar ultima rezoluție introdusă va fi vizibilă în tab-ul Rezoluție pentru un document finalizat.

În momentul în care adăugați în Traseu cel puțin un utilizator nou cu starea În lucru sau când modificați starea unui utilizator existent pe Taseu, din Rezolvat în → În lucru, tab-ul Rezoluție se va redeschide automat.

Prin acțiunea Trece în lucru, starea activității utilizatorului va deveni În lucru și acesta va fi mutat în secțiunea Utilizatori cu responsabilități. Documentul avea deja o rezoluție completată și un mesaj trimis, iar daca treceți documentul în lucru, va trebui să introduceți o nouă rezoluție la finalizarea acestuia.

• Related Articles

• Înregistrarea documentelor Registratura Pro

  Registratura Pro oferă utilizatorilor o modalitate avansată și eficientă de a înregistra, gestiona și urmări documentele într-un mod centralizat și organizat. Aceasta vine cu funcționalități suplimentare față de versiunea de bază, permițând ...

• Traseu document Registratura Pro

  Secțiunea "TRASEU DOCUMENT" permite gestionarea și urmărirea responsabilităților și informării utilizatorilor în legătură cu un document înregistrat în aplicația Regista. Aceasta este esențială pentru monitorizarea procesului de rezolvare a ...

• Migrare Traseu document la Registratura Pro

  Dacă în trecut ați beneficiat de versiunea anterioară a Registraturii și ulterior ați migrat la modulul Registratură Pro, este necesar să migrați documentele aflate "În lucru" către Traseul Pro pentru a putea fi procesate și finalizate. De ce este ...

• Filtrarea documentelor: adaugă și șterge filtre - Registratura PRO

  Modulul de Registratură Pro vine cu o filtrare avansată și îmbunătățită. Filtrele afișate ca și cap de tabel în fiecare pagină a modulelor din aplicația Regista, ajută la identificarea rapidă a documentelor. Filtrarea documentelor din registre ...

• Formulare Electronice

  Cum administrăm cererile trimise din portalul public în aplicația Regista Modulul de Formulare Electronice sprijină atât cetățenii, permițându-le să completeze și să trimită online cereri pentru eliberarea de certificate, autorizații și alte ...