Funcționalitate nouă: Trimitere răspuns pe email – Rezoluție Document de Ieșire

De acum este posibilă înregistrarea documentelor de Ieșire Cu Termen, similar documentelor de Intrare Cu Termen. La momentul rezolvării, aveți opțiunea de a transmite răspunsul sau documentul pe email, fie că este vorba despre o adresă oficială sau orice alt document de Ieșire.

Secțiunea Rezoluție va fi disponibilă când rămâne pe Traseu un singur responsabil cu sarcina "În Lucru", accesibil acestuia și administratorului. Doar ei vor putea completa Rezoluția și finaliza documentul.

Atunci când mai există un singur responsabil rămas pentru rezolvarea sarcinii pe document, iar acesta face click pe butonul  Rezolvă  din Traseu, va fi redirecționat automat către secțiunea Rezoluție, iar tab-ul Rezoluție va deveni activ pentru completare și finalizarea documentului.

✔ Tipuri de rezoluție

1. Spre informare - Documentul este trimis spre informare, de exemplu o adresă emisă de companie/instituție.
   
2. Finalizat favorabil – Documentul a fost rezolvat favorabil, iar solicitarea a fost soluționată complet.
   
3. Finalizat parțial favorabil – Documentul a fost rezolvat parțial, iar nevoia solicitantului a fost satisfăcută doar în parte.
4. Finalizat nefavorabil – Documentul a fost respins sau neaprobat, iar solicitarea nu a fost soluționată.
5. Clasat – Documentul a fost închis, deoarece nu includea suficiente date de contact sau informații corecte pentru a putea fi procesat.
6. Declinat competență fără redirecționare – Documentul a fost respins, deoarece nu intră în sfera de competență a instituției, iar solicitarea nu va fi redirecționată.
   
7. Declinat competență cu redirecționare către altă instituție – Documentul a fost respins, deoarece nu intră în sfera de competență a instituției, iar solicitarea va fi redirecționată.

✔ Opțiuni de răspuns

În funcție de tipul de răspuns pe care doriți să îl transmiteți, aveți următoarele opțiuni:

1. Trimit răspuns prin e-mail – Dacă selectați această opțiune, va trebui să completați următoarele câmpuri:
   

Nume destinatar Numele persoanei sau destinatarului către care se adresează documentul.
Adresă de e-mail a destinatarului (dacă nu este deja înregistrată).

Mesaj rezoluție – Conținutul mesajului pe care doriți să-l transmiteți.

Fișiere de răspuns – Fișierele pe care doriți să le atașați documentului. (Formate acceptate: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, .png, cu o dimensiune maximă de 10 MB). 

1. Am trimis deja răspuns – Dacă bifați această opțiune, câmpurile „Mesaj rezoluție ” și „Fișiere” devin opționale. Informațiile completate și fișierele atașate vor fi utilizate exclusiv pentru informare internă și nu vor fi transmise destinatarului prin aplicație. Opțiunea „Răspunsul a fost deja trimis” vă permite să selectați metoda de transmitere a răspunsului: La ghișeu (preselectată), Prin poștă, Altă metodă. Aceste opțiuni vă oferă posibilitatea de a centraliza și monitoriza modul de răspuns la solicitări, precum și de a închide documentele din registratură într-un mod organizat.

Câmpul „Nume destinatar” la închiderea unui document: Acest câmp este afișat în pasul „Rezoluție”, sub secțiunea „Metoda de transmitere a răspunsului”.

Implicit, câmpul este precompletat cu emitentul documentului, însă poate fi modificat în cazul în care destinatarul diferă de emitent. După închiderea documentului, destinatarul va fi vizibil în secțiunea „Detalii” a documentului.

De asemenea, câmpul „Destinatar” apare în pagina „Documente”, permițând căutarea documentelor utilizând această informație.

✔ Finalizarea documentului prin răspuns pe e-mail

După ce completați toate câmpurile necesare, puteți finaliza documentul apăsând butonul Finalizează documentul. Pe ecran o să vă apară o modală care conține informațiile completate la Rezoluție, împreună cu un mesaj de atenționare:

 ATENȚIE! Verifică încă o dată informațiile completate și fișierele atașate în secțiunile de mai jos. Acestea vor fi trimise în exteriorul instituției.

După revizuirea infomațiilor, apăsați butonul  Finalizează și trimite răspunsul . Răspunsul redactat împreună cu fișierele de răspuns va fi transmis solicitantului prin e-mail, iar documentul va fi închis în aplicația Regista. După închiderea documentului, rezoluția rămâne accesibilă, împreună cu toate informațiile relevante, precum: tipul rezoluției, persoana responsabilă (persoana care a emis rezoluția și a închis documentul), detalii privind expedierea, cât și toate informațiile transmise prin e-mail, inclusiv fișierele atașate.

În e-mail vor fi incluse fișierele de răspuns ca atașamente, alături de datele de contact ale instituției, pentru a facilita comunicarea dintre solicitant și instituție.

✔ Redeschidere Rezoluție