Traseu document Registratura PRO

Traseu document Registratura PRO

Secțiunea "TRASEU DOCUMENT" permite gestionarea și urmărirea responsabilităților și informării utilizatorilor în legătură cu un document înregistrat în aplicația Regista. Aceasta este esențială pentru monitorizarea procesului de rezolvare a documentelor și pentru a clarifica cine are responsabilitatea de acțiune și cine este doar informat.

Utilizatori cu responsabilități

Această secțiune afișează lista utilizatorilor care sunt direct implicați în soluționarea documentului. Utilizatorii desemnați în această secțiune au obligația de a întreprinde acțiuni asupra documentului, precum răspunsul, soluționarea sau aprobarea acestuia.
  1. Stare utilizator: Indică starea actuală a utilizatorului desemnat. Poate fi "În lucru" sau "Rezolvat", în funcție de stadiul activităților pe document.
  2. Data intrare: Reprezintă data la care documentul a fost atribuit utilizatorului respectiv pentru a fi soluționat. Acesta este momentul în care utilizatorul devine responsabil de document.
  3. Dată ieșire: Această coloană indică data la care utilizatorul și-a încheiat responsabilitatea asupra documentului, fie prin soluționarea lui, fie prin alte acțiuni administrative. Când utilizatorul finalizează activitatea pe document și apasă butonul "Rezolvă", aplicația Regista înregistrează această dată ca fiind momentul încheierii sarcinii.
  4. Durată: Reprezintă intervalul de timp între Data intrare și Dată ieșire, indicând cât timp a petrecut utilizatorul rezolvând documentul. Aceasta ajută la evaluarea eficienței și duratei de soluționare a documentelor în sistem. Dacă documentul este încă în lucru, această durată continuă să fie calculată în timp real și nu va afisa o valoare în acest câmp până când utilizatorul nu marchează rezolvarea prin click pe butonul "Rezolvă".

Utilizatori cu drept de informare

În această secțiune apar utilizatorii care nu au obligația de a lua măsuri directe asupra documentului, dar care trebuie să fie informați despre evoluția acestuia. Utilizatorii desemnați aici pot monitoriza documentul și sunt ținuți la curent cu toate schimbările, fără a avea responsabilitatea de a lua decizii sau de a rezolva direct.
  1. Stare utilizator: Utilizatorii din această secțiune au, în mod obișnuit, starea "Spre informare", ceea ce înseamnă că sunt doar observatori ai procesului, fără a avea drept de intervenție.
  2. Modificarea stării utilizatorului: Dacă ați desemnat un utilizator cu starea "Spre informare", puteți ulterior să-l treceți în "În lucru". Acest lucru îl va muta automat în secțiunea "Utilizatori cu responsabilități", eliminându-l din secțiunea "Utilizatori cu drept de informare".
Restricții privind migrarea utilizatorilor: După ce un utilizator a fost transferat sau adăugat în secțiunea Utilizatori cu responsabilități, acesta nu mai poate fi trecut înapoi în secțiunea Utilizatori cu drept de informare cu starea "Spre informare". Astfel, odată ce utilizatorul devine responsabil de document, rolul său nu poate fi retrogradat la simplu observator.

Butonul "Adaugă compartimente și utilizatori"

Acest buton vă permite să adăugați noi compartimente sau utilizatori care să fie responsabili sau doar informați despre document. Este util atunci când este nevoie să extindeți echipa care lucrează la document sau să adăugați noi observatori. Prin accesarea acestui buton, se deschide o fereastră unde puteți selecta utilizatorii și compartimentele implicate.

Instrucțiuni de utilizare:
  1. Apăsați pe "Adaugă compartimente și utilizatori".
  2. În fereastra de selecție, alegeți compartimentele și utilizatorii pe care doriți să îi adăugați.
  3. Selectați dacă aceștia vor avea responsabilități sau vor fi informați despre document.
  4. Apăsați "Salvează modificările" pentru a finaliza procesul.

Butonul "Rezolvă"

Butonul "Rezolvă" apare în dreptul utilizatorilor care sunt direct implicați în soluționarea documentului. Atunci când utilizatorul a finalizat activitatea asociată documentului, poate apăsa acest buton pentru a marca documentul ca Rezolvat.
  1. Prin apăsarea acestui buton, documentul va trece în starea Rezolvat pentru utilizatorul respectiv, iar Dată ieșire va fi completată automat cu momentul în care documentul a fost rezolvat.
  2. După finalizarea acestei acțiuni, nu mai este necesară nicio intervenție asupra documentului de către utilizatorul respectiv.

Butonul "Trece în lucru"

Butonul "Trece în lucru" este vizibil atât în secțiunea Utilizatori cu responsabilități, cât și în secțiunea Utilizatori cu drept de informare, și permite utilizatorilor să-și asume responsabilitatea de a lucra efectiv pe document. Funcționalitatea acestuia diferă ușor în funcție de secțiunea în care se află utilizatorul:
  1. În secțiunea Utilizatori cu responsabilități: Butonul apare în dreptul utilizatorilor care sunt deja implicați direct în procesul de soluționare a documentului. Aceștia pot folosi butonul pentru a schimba statutul activității lor din "Rezolvat" în "În lucru", dacă este necesar să continue gestionarea documentului.
  2. În secțiunea Utilizatori cu drept de informare: Utilizatorii care inițial aveau doar rol informativ, fără obligația de a soluționa documentul, pot utiliza acest buton pentru a prelua sarcina de a lucra pe document. Prin apăsarea butonului, aceștia își schimbă statutul din "Spre informare" în "În lucru" și sunt automat mutați în secțiunea Utilizatori cu responsabilități.
Astfel, prin utilizarea butonului "Trece în lucru", utilizatorul își asumă responsabilitatea soluționării sau continuării procesului de rezolvare a documentului, indiferent dacă inițial avea doar un rol de informare sau finalizase deja acțiunea.


Fluxul complet al documentelor

  1. Înregistrare și alocare: Un document este înregistrat în sistem și alocat utilizatorilor cu responsabilități și/sau drept de informare.
  2. Responsabilitate activă: Utilizatorii desemnați cu responsabilități au obligația de a lucra pe document. Aceștia primesc documentul la o Data intrare și își desfășoară activitatea până la finalizarea sarcinilor.
  3. Rezolvare: Odată ce sarcinile au fost completate, utilizatorii apasă butonul Rezolvă, marcând documentul ca finalizat și completând automat coloana Dată ieșire. Durata de soluționare este calculată automat, afișând cât timp a fost necesar pentru rezolvarea documentului.
  4. Informare: Utilizatorii cu drept de informare pot urmări progresul documentului, dar nu au obligația de a interveni. Dacă doresc să devină responsabili, pot face acest lucru prin apăsarea butonului Trece în lucru.


    • Related Articles

    • Înregistrare documente multiple

      Actualizare funcționalitate - înregistrarea multiplă a documentelor Pentru a îmbunătăți procesul de înregistrare și rezervare a documentelor în aplicația Regista, butonul "Adaugă documente rapid" a fost actualizat în Adaugă documente multiple . ...

    • Eficientizați-vă activitatea cu modulul Registratură PRO

      Suntem încântați să vă prezentăm Registratura PRO , soluția care vă va transforma modul de gestionare a documentelor. Cu un set de funcționalități avansate, modulul de Registratură PRO, este creat pentru a economisi timp, a crește eficiența și a ...

    • Setări afișare registratură

      Afișarea registrelor în aplicație Administratorii pot gestiona afișarea registrelor din pagina de Setări -> Setări afișare registratură. 1. Limbă Setările permit afișarea aplicației în limbile: română, maghiară sau engleză. 2. Filtru tip ...

    • Instructiuni import documente Registratură

      Aplicația Regista vă oferă posbilitatea să importați documente în Registratura generală și registrele secundare. Dacă doriți să înregistrați un volum mai mare de documente odată, pentru a vă ușura munca și pentru a evita înregistrarea manuală a ...

    • Documente Organizație - Fișă de Post

      Documente Organizație - Fișă de Post Prin intermediul modulului Organizație, aveți posibilitatea să generați documente pentru angajați în aplicația Regista, bazându-vă pe șabloanele activate în aplicație. Un șablon reprezintă o soluție reutilizabilă ...