Traseu document Registratura Pro

Secțiunea "TRASEU DOCUMENT" permite gestionarea și urmărirea responsabilităților și informării utilizatorilor în legătură cu un document înregistrat în aplicația Regista. Aceasta este esențială pentru monitorizarea procesului de rezolvare a documentelor și pentru a clarifica cine are responsabilitatea de acțiune și cine este doar informat de document.

✔ Butonul Adaugă compartimente și utilizatori

Prin intermediul butonului Adaugă compartimente și utilizatori, puteți selecta compartimentele și utilizatorii responsabili de soluționarea documentului sau utilizatorii desemnați pentru informare încă de la momentul înregistrării documentului. Prin accesarea acestui buton, se deschide o fereastră unde puteți selecta utilizatorii și compartimentele implicate.

Pași de utilizare:

Apăsați pe "Adaugă compartimente și utilizatori".
În fereastra de selecție, alegeți compartimentele și utilizatorii pe care doriți să îi adăugați.
Selectați pentru fiecare utilizator stare "În lucru" - dacă aceștia vor avea responsabilități pe document.
Dacă doriți să fie informați despre document - selectați starea "Spre infomare".
Apăsați "Salvează modificările" pentru a finaliza procesul.

Funcționalitate nouă: Înregistrare document de Ieșire cu Termen

De acum este posibilă înregistrarea documentelor de Ieșire Cu Termen, similar documentelor de Intrare Cu Termen. Astfel, în secțiuea Urmărește traseu, vă apare butonul Trece în lucru, pentru ambele tipuri de documente. La momentul rezolvării, aveți opțiunea de a transmite răspunsul sau documentul pe email, fie că este vorba despre o adresă oficială sau orice alt document de Ieșire. Pentru mai multe informații despre trimiterea răaspunsului pe email, vă recomandăm să parcurgeți articolul Finalizare document Registratura Pro - Rezoluție

După înregistrarea documentului, butonul Adaugă compartimente și utilizatori rămâne disponibil în tabul Traseu, accesibil din pagina de vizualizare/editare a documentului. Acest buton vă permite să adăugați compartimente noi sau utilizatori care să fie responsabili sau doar informați despre document. Este util atunci când este nevoie să extindeți echipa care lucrează la document sau să adăugați noi observatori.

✔ Utilizatori cu responsabilități

Această secțiune vă afișează lista utilizatorilor care sunt direct implicați în soluționarea documentului. Utilizatorii desemnați în această secțiune au obligația de a întreprinde acțiuni asupra documentului, precum răspunsul, soluționarea sau aprobarea acestuia.

Stare utilizator: Indică starea actuală a utilizatorului desemnat. Poate fi "În lucru" sau "Rezolvat", în funcție de stadiul activităților pe document.
Data intrare: Reprezintă data la care documentul a fost atribuit utilizatorului respectiv pentru a fi soluționat. Acesta este momentul în care utilizatorul devine responsabil de document.
Dată ieșire: Această coloană indică data la care utilizatorul și-a încheiat responsabilitatea asupra documentului, fie prin soluționarea lui, fie prin alte acțiuni administrative. Când utilizatorul finalizează activitatea pe document și apasă butonul "Rezolvă", aplicația Regista înregistrează această dată ca fiind momentul încheierii sarcinii.
Durată: Reprezintă intervalul de timp între Data intrare și Dată ieșire, indicând cât timp a petrecut utilizatorul rezolvând documentul. Aceasta ajută la evaluarea eficienței și duratei de soluționare a documentelor în sistem. Dacă documentul este încă în lucru, această durată continuă să fie calculată în timp real și nu va afisa o valoare în acest câmp până când utilizatorul nu marchează rezolvarea prin click pe butonul Rezolvă .

✔ Utilizatori cu drept de informare

În această secțiune vă apar utilizatorii care nu au obligația de a lua măsuri directe asupra documentului, dar care trebuie să fie informați despre evoluția acestuia. Utilizatorii pe care îi desemnați cu drept de informare, pot monitoriza documentul și sunt ținuți la curent cu toate schimbările, fără a avea responsabilitatea de a lua decizii sau de a rezolva direct.

Stare utilizator: Utilizatorii din această secțiune au starea "Spre informare", ceea ce înseamnă că sunt doar observatori ai procesului, fără a avea drept de intervenție.
Modificarea stării utilizatorului: Dacă ați desemnat un utilizator cu starea "Spre informare", puteți ulterior să-l treceți în "În lucru", doar pe un document de tip Intrare "Cu Termen". Acest lucru îl va muta automat în secțiunea "Utilizatori cu responsabilități", eliminându-l din secțiunea "Utilizatori cu drept de informare".

Restricții privind migrarea utilizatorilor: După ce un utilizator a fost transferat sau adăugat în secțiunea Utilizatori cu responsabilități, acesta nu mai poate fi trecut înapoi în secțiunea Utilizatori cu drept de informare cu starea "Spre informare". Astfel, odată ce utilizatorul devine responsabil de document, rolul său nu poate fi retrogradat la simplu observator.

✔ Butonul "Rezolvă"

Doar pentru documentele de Intrare "Cu termen", butonul "Rezolvă" apare în dreptul utilizatorilor care sunt direct implicați în soluționarea documentului care au starea "În lucru". Atunci când utilizatorul a finalizat activitatea asociată documentului, poate apăsa acest buton pentru a marca activitatea sa pe document ca Rezolvată.

Prin apăsarea acestui buton, documentul va trece în starea Rezolvat pentru utilizatorul respectiv, iar Dată ieșire va fi completată automat cu momentul în care activitatea sa a fost rezolvată.
După finalizarea acestei acțiuni, nu mai este necesară nicio intervenție asupra documentului de către utilizatorul respectiv.

✔ Butonul "Trece în lucru"

Atât pentru documentele de intrare "Cu termen" cât și pentru cele înregistrate "Fără termen" inițial, butonul "Trece în lucru" este vizibil în ambele secțiuni Utilizatori cu responsabilități, și Utilizatori cu drept de informare, și permite utilizatorilor să-și asume responsabilitatea de a lucra efectiv pe document. Funcționalitatea acestuia diferă ușor în funcție de secțiunea în care se află utilizatorul:

În secțiunea Utilizatori cu responsabilități: Butonul apare în dreptul utilizatorilor care sunt deja implicați direct în procesul de soluționare a documentului. Aceștia pot folosi butonul pentru a schimba statutul activității lor din "Rezolvat" în "În lucru", dacă este necesar să continue gestionarea documentului.
În secțiunea Utilizatori cu drept de informare: Utilizatorii care inițial aveau doar rol informativ, fără obligația de a soluționa documentul, pot utiliza acest buton pentru a prelua sarcina de a lucra pe document. Prin apăsarea butonului, aceștia își schimbă stare din "Spre informare" în "În lucru" și sunt automat mutați în secțiunea Utilizatori cu responsabilități.

Astfel, prin utilizarea butonului "Trece în lucru", utilizatorul își asumă responsabilitatea soluționării sau continuării procesului de rezolvare a documentului, indiferent dacă inițial avea doar un rol de informare sau finalizase deja acțiunea.

Butonul "Trece în lucru" este acum disponibil și pentru documentele de tip Ieșire, în cazul în care mai aveți acțiuni de întreprins asupra documentul destinat să părăsească instituția.

✔ Eliminare utilizatori de pe Traseu document

Dacă ați asociat din greșeală utilizatori la un document sau dacă ulterior decideți că aceștia nu mai trebuie să lucreze pe document, îi puteți elimina din Traseul documentului.

Cum puteți elimina un utilizator din Traseu:

Accesați secțiunea Traseu și identificați utilizatorul asociat documentului.
În coloana Acțiuni din partea dreaptă, faceți click pe butonul X din dreptul utilizatorului respectiv.
Confirmați acțiunea prin mesajul „Ești sigur că vrei să elimini utilizatorul de pe document și traseu?” și apăsați pe butonul Elimină utilizatorul.

După acest pas, utilizatorul eliminat nu va mai avea acces la document.

Condiții pentru eliminarea utilizatorilor:

Pentru documentele de Intrare Cu termen: Este obligatoriu să rămână cel puțin un utilizator cu starea „În lucru”.

Butonul de eliminare utilizatori din Traseu este disponibil doar pentru conturile cu rol de Administrator.

Flux complet Traseu documente

Înregistrare și alocare: Un document este înregistrat în registratură și alocat utilizatorilor cu responsabilități și/sau drept de informare.
Responsabilitate activă: Utilizatorii desemnați cu responsabilități au obligația de a lucra pe document. Aceștia primesc documentul la o Data intrare și își desfășoară activitatea până la finalizarea sarcinilor.
Rezolvare: Odată ce sarcinile au fost rezolvate, utilizatorii apasă butonul Rezolvă, marcând documentul ca finalizat și completând automat coloana Dată ieșire. Durata de soluționare este calculată automat, afișând cât timp a fost necesar pentru rezolvarea documentului.
Informare: Utilizatorii cu drept de informare pot urmări progresul documentului, dar nu au obligația de a interveni. Dacă doresc să devină responsabili, pot face acest lucru prin apăsarea butonului Trece în lucru.