Modificare document - Registratura PRO

✔ Cine poate modifica un document?

Modificarea documentelor se poate face de către orice administrator sau de către utilizatorii asociați la document.

Pentru a vă asigura că un anumit utilizator poate edita documentele, trebuie să urmați următorii pași: În meniul din partea stângă dați click pe Setări, apoi pe tabul Utilizatori, selectati utilizatorul dorit și dați click pe Creion/Editează. In secțiunea Permisiuni pentru utilizator, bifați căsuța "Permit utilizatorului să modifice următoarele informații de pe Documente: Dată de înregistrare, Nume emitent, Adresă emitent, Tip emitent și Conținut pe scurt."

✔ Pașii de modificare document

Pentru a modifica un document în aplicație, accesați registrul dorit, iar în lista de documente, identificați documentul pe care doriți să-l modificați. Dati click pe numărul documentului sau pe butonul Creion/Editează , aflat în partea dreaptă a paginii, în sectiunea "Operațiuni".

În pagina de modificare a documentului, veți regăsi trei tab-uri sau secțiuni principale, pe care le puteți accesa și edita în funcție de preferințe și necesități. Acestea sunt : Detalii, Traseu si tab-ul Rezolutie, pe care le puteți accesa pentru modificări.

În tab-ul "Detalii" puteți actualiza informațiile generale ale documentului, precum emitent sau conținut pe scurt. Tab-ul "Traseu" vă permite să gestionați traseul documentului în cadrul fluxului de lucru, iar pentru detalii suplimentare vă recomandăm să consultați articolul "Traseu documente". În tab-ul "Rezoluție" puteți modifica informațiile legate de rezoluția documentului, având la dispoziție informații suplimentare în articolul "Rezoluție documente". După ce realizați modificările dorite, este important să salvați modificările înainte de a închide pagina.

✔ Ce campuri putem modifica?

1. În tab-ul "Detalii" puteti modifica emitentul înregistrat pe document, prin click pe butonul "Modifică" din dreptul emitentului. Puteți cauta un alt emitent și selecta din listă, puteti modifica numele emitentului existent și adresa, sau puteți completa denumirea unui emitent nou pe care doriți sa îl asociați pe document. Orice modificări pe care le efectuați la emitent, vor fi salvate și se aplică doar documentului selectat, fără a afecta alte documente înregistrate cu același emitent sau destinatar.
2. Puteți schimba un document din Intrare în Ieșire doar cu un singur click. Acum puteți modifica rapid tipul unui document, transformându-l din Intrare în Ieșire și invers. Această schimbare se face simplu, tot din secțiunea Detalii document → Informații generale → Modifică Tip document. Selectați noul tip și salvați modificările cu un singur click! Atunci când modificați un document de Intrare în Ieșire, va trebui să completați Data expedierii.
   
3. Modificare Data înregistrare: Intervalul în care puteți schimba data, este limitat de documentul anterior înregistrat și de cel care succede înregistrarea.
   

De exemplu, dacă aveți următoarele documente înregistrate: 

Documentul cu numarul 234 - înregistrat în data de 25.03.2025, 

Documentul cu numarul 233 - înregistrat în data de 22.03.2025, 

Documentul cu numarul 232 - înregistrat în data de 15.03.2025. 

Dacă doriți să modificați data documentului 233, veți putea alege doar între 15 și 25 martie 2025. Pentru ultimul document înregistrat, data poate fi modificată între data penultimului document și data curentă. De exemplu, dacă azi este 27.03.2025 și vreți să modificați documentul 234, puteți alege o dată între 22 și 27 martie 2025.

1. În tab-ul "Detalii" puteti modifica și câmpul Conținut pe scurt fie prin adaugarea de informații suplimentare, fie prin înlocuirea completă a textului existent. Aceiași pași se aplică si pentru modificarea câmpului "Observații".
   
2. Câmpul Dosare din nomenclatorul arhivistic, se poate modifica prin selectarea din listă a unui alt dosar existent. Dacă doriți să modificați cu un dosar nou, va trebui să-l înregistrați din secțiunea Setări → Setări registratură → Dosare. Pentru detalii suplimentare vă recomandăm să consultați articolul Setări și administrare Dosare.
   

Numărul de înregistrare este singurul câmp care nu poate fi modificat, deoarece acesta este generat automat de aplicație pentru a asigura o numerotare consecutivă și cronologică

1. Există situații în care emitentul și informațiile generale ale documentului nu pot fi modificate. Acest lucru se întâmplă atunci când documentul înregistrat este de tip  Intrare   cu Termen, iar rezoluția acestuia a fost închisă. Totuși, dacă redeschideți documentul prin atribuirea unui utilizator asociat în traseu cu starea  În lucru, rezoluția va fi ștearsă, iar documentul va redeveni activ. În acest mod, câmpurile din tabul Detalii vor putea fi editate din nou.
   

1. Câmpul Cu termen / Fără termen nu poate fi modificat manual, ci se actualizează automat în funcție de starea documentului și a utilizatorilor de pe traseu. Dacă un document de  Intrare  Fără termen are toți utilizatorii din traseu setați cu starea Spre informare, iar unul dintre aceștia este trecut în În lucru, atunci tipul documentului se va schimba automat din Fără termen în Cu termen. Dacă un document de Intrare cu termen trebuie transformat în Fără termen, acest lucru se poate face prin schimbarea tipului documentului din Intrare în  Ieșire , iar apoi din nou în Intrare Fără termen.