Formulare Electronice
Cum administrăm cererile trimise din portalul public în aplicația Regista
Modulul de Formulare Electronice sprijină atât cetățenii, permițându-le să completeze și să trimită online cereri pentru eliberarea de certificate, autorizații și alte documente, cât și instituțiile, prin eliminarea cozilor la ghișeu și eficientizarea activităților interne.
Instituțiile care au achiziționat licența pentru Portalul de e-Guvernare beneficiază automat și de Modulul Formulare Electronice, fără costuri suplimentare. Acest modul este disponibil atât în aplicația Regista (fiind integrat direct în meniul aplicației), cât și pe portalul public, de unde poate fi accesat de cetățeni.
Dacă instituția de care aparțineți are o licență activă pentru e-Guvernare, Modulul Formulare Electronice va apărea automat. Puteți activa sau dezactiva cererile în funcție de necesitățile instituției, urmând pașii descriși în acest articol: Nomenclator Formulare electronice.
Pagina de Formulare electronice funcționează ca un registru de documente la care vor avea acces doar administratorii și utilizatorii care au fost adăugați pe registrul Formulare electronice.Din aplicația Regista, în pagina de Formulare electronice, vor fi listate toate tipurile de formulare și acestea pot fi filtrate și sortate, precum documentele.
Atât cetățenii, cât și funcționarii (în numele cetățenilor), pot completa formulare electronice din portalul public. Pentru reprezentanții primăriilor există butonul Adaugă formular în aplicația Regista, care va deschide într-o fereastră nouă, pagina din portalul de eGuvernare.
Managementul formularelor electronice în aplicația Regista
Modificari aduse fluxului de înregistrare formulare online
Actualizarea aplicației Regista permite instituției din care faceți parte să primească și să înregistreze cererile online direct în Registratura Generală. Această modificare elimină necesitatea de a aproba manual solicitările și este în concordanță cu prevederile legale conform art. 7 alin. (1) din Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public și Legii nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale. Subliniem importanța respectării termenelor legale, conform căreia registratura unei instituții publice este obligată să înregistreze orice document transmis în ordinea primirii acestora.
Cererile online ajung direct în Registratura generală prin generarea automată a unui document de intrare, căruia se atribuie următorul număr de înregistrare disponibil, la fel ca în cazul înregistrării manuale a documentelor. Documentul preia automat toate câmpurile completate de solicitant și fișierele atașate. Compartimentul asociat automat cererilor online este cel setat în secțiunea Setări - Setări afișare registratură - Compartiment formulare electronice. Acces la aceasta setare au doar utilizatorii cu cont de Administrator în aplicația Regista.
După ce documentul ajunge în Registratura generală, puteți asocia sau trimite cererea către alte compartimente responsabile de rezolvarea solicitării. Dacă doriți să schimbați compartimentul setat pentru formularele online, accesați oricând secțiunea Setări - Setări afișare registratură - Compartiment formulare electronice și selectați un alt compartiment din instituția dumneavoastră.
Cererile online sunt vizibile atât în Registratura electronica din aplicația Regista, cât și în secțiunea Formulare Electronice. Formularele electronice primesc automat statusul "În lucru" și prin click pe pictograma creion din partea dreaptă, veți putea vedea numărul de înregistrare alocat documentului de intrare generat în urma aprobării automate a formularului, în registrul dedicat.
Pentru companiile și instituțiile care beneficiază de licența de Registratură Pro, aplicația Regista include în cererea depusă de cetățean numărul de înregistrare generat din Registratura generală, precum și data la care a fost depusă cererea, astfel nu va mai fi nevoie să o notați manual.
Pentru mai multe informații despre licența de Registratură Pro vă sugerăm să parcurgeți următorul articol: Eficientizați-vă activitatea cu modulul Registratură Pro
Notificări e-mail
Când un solicitant completează și trimite o cerere către instituție, se generează automat un document de intrare în Registratura generală, iar instituția este notificată prin e-mail. Notificarea include numărul de înregistrare al cererii, atribuit prin înregistrarea automată în Registratura generală. Prin click pe butonul "Verifică detaliile documentului," veți fi direcționat către secțiunea Documente din Registratură în aplicația Regista. După soluționarea cererii și marcarea documentului ca "Rezolvat" în Registratura generală, cetățeanul va primi o notificare automată prin e-mail, informându-l că cererea sa a fost rezolvată și că poate contacta instituția pentru mai multe detalii.
Related Articles
Înregistrarea documentelor Registratura Pro
Registratura Pro oferă utilizatorilor o modalitate avansată și eficientă de a înregistra, gestiona și urmări documentele într-un mod centralizat și organizat. Aceasta vine cu funcționalități suplimentare față de versiunea de bază, permițând ...Traseu document Registratura Pro
Secțiunea "TRASEU DOCUMENT" permite gestionarea și urmărirea responsabilităților și informării utilizatorilor în legătură cu un document înregistrat în aplicația Regista. Aceasta este esențială pentru monitorizarea procesului de rezolvare a ...Migrare Traseu document la Registratura Pro
Dacă în trecut ați beneficiat de versiunea anterioară a Registraturii și ulterior ați migrat la modulul Registratură Pro, este necesar să migrați documentele aflate "În lucru" către Traseul Pro pentru a putea fi procesate și finalizate. De ce este ...Filtrarea documentelor: adaugă și șterge filtre - Registratura PRO
Modulul de Registratură Pro vine cu o filtrare avansată și îmbunătățită. Filtrele afișate ca și cap de tabel în fiecare pagină a modulelor din aplicația Regista, ajută la identificarea rapidă a documentelor. Filtrarea documentelor din registre ...Finalizare document Registratura Pro - Rezoluție
În modulul Registratura Pro, procesul de înregistrare și rezolvare a documentelor este simplificat și centralizat, asigurând o gestionare eficientă a acestora. Funcționalitatea „Finalizare document - Rezoluție” vă permite să trimiteți răspunsurile ...