Setări Șabloane documente Registratura Pro

Adăugare si modificare șablon documente

Pentru a eficientiza procesul de adăugare a documentelor, din contul de administrator veți introduce o configurare unică în setări, Șabloane de documente din Registratură care permite precompletarea automată a câmpurilor din formularele de înregistrare documente „Adaugă document”. Această funcționalitate reduce semnificativ timpul necesar completării manuale a fiecărui câmp și minimizează numărul de interacțiuni necesare pentru finalizarea procesului.

Odată cu activarea funcționalității de sabloane documente, o să vă apară în listă o serie de sabloane predefinite, pentru tipuri de documente des utilizate - pe care le puteți configura după nevoia specifică a companiei. În același timp, puteti configura șabloane noi, urmând pașii de mai jos.

✔ Pași adăugare șablon nou documente

Din contul de administrator, accesați setările aplicației, și mergeți la secțiunea Șabloane de documente din Registratură.
Pentru a adăuga un șablon nou, apăsați butonul „Adaugă șablon” din colțul din dreapta sus. Apoi, completați conținutul șablonului cu informațiile dorite, în funcție de modul în care doriți să fie configurat.

Informațiile necesare pentru setarea șablonului sunt următoarele:

• Denumirea șablonului

• Registrul: Registratura generală sau un registru secundar

• Tip document Registratură: Intrare sau Ieșire

• Mod selecție emitent/destinatar:

  • Fără preselecție: la înregistrare document campul emitent/destinatar apare gol, iar utilizatorul îl va completa manual, cu informația dorită.

  • Preselectat utilizatorul care adaugă documentul în Registratură: informația din câmpul emitent, o sa fie preluată din numele contului din care se face înregistrarea.

  • Preselectat același emitent: atunci când bifăm această opțiune, apare un câmp extra pentru nume emitent, pe care îl vom completa cu informația pe care o dorim.
    

• Conținut pe scurt: puteți introduce un text sumar sau îl puteți lăsa gol, caz în care va fi completat automat cu numele șablonului la crearea acestuia.

• Termen de rezolvare: Fără termen sau Cu termen.

• Compartimente și utilizatori: este necesară selectarea unui compartiment.

• Stare: Activ sau Inactiv.
  

După completarea tuturor acestor câmpuri, trebuie să apăsați butonul „Adaugă șablon”, situat în josul paginii.

După completarea șablonului și apăsarea butonului de adăugare, veți primi un mesaj de confirmare care indică faptul că șablonul a fost adăugat cu succes.

​

✔ Pași modificare și inactivare șablon documente

Pentru a modifica un șablon, accesați pictograma în formă de creion din secțiunea „Operațiuni”. Se va deschide din nou formularul șablonului, similar cu cel din momentul creării, unde puteți edita toate câmpurile, cu informațiile dorite.

Pentru a inactiva un șablon, accesați pictograma în formă de ochi din secțiunea „Operațiuni”. Ulterior, va apărea un mesaj de informare prin care vi se va solicita confirmarea dacă doriți să inactivați șablonul. Prin inactivare, șablonul nu va mai fi disponibil pentru utilizare la înregistrarea docuementelor din Registratură.

După apăsarea butonului de inactivare a șablonului, veți primi un mesaj de confirmare care indică faptul că șablonul a fost inactivat cu succes.

• Related Articles

• Înregistrare document din șablon Registratură

  Înregistrare document din șablon Registratură ✔ Pași înregistrare document din șablon Registratură După ce ați configurat șablonul, urmând pașii din articolul menționat Setări Șabloane documente Registratura Pro, pentru a înregistra un document ...

• Înregistrarea documentelor Registratura Pro

  Registratura Pro oferă utilizatorilor o modalitate avansată și eficientă de a înregistra, gestiona și urmări documentele într-un mod centralizat și organizat. Aceasta vine cu funcționalități suplimentare față de versiunea de bază, permițând ...

• Migrare Traseu document la Registratura Pro

  Dacă în trecut ați beneficiat de versiunea anterioară a Registraturii și ulterior ați migrat la modulul Registratură Pro, este necesar să migrați documentele aflate "În lucru" către Traseul Pro pentru a putea fi procesate și finalizate. De ce este ...

• Traseu document Registratura Pro

  Secțiunea "TRASEU DOCUMENT" permite gestionarea și urmărirea responsabilităților și informării utilizatorilor în legătură cu un document înregistrat în aplicația Regista. Aceasta este esențială pentru monitorizarea procesului de rezolvare a ...

• Organizație - Setări Șabloane

  Organizație - Setări Șabloane După achiziționarea și activarea licenței de Organizație, veți observa că în contul instituției de care aparțineți, accesibil din calitatea de Administrator al aplicației Regista, în secțiunea de Setări, va fi ...