Instructiuni import documente Registratură
Aplicația Regista vă oferă posbilitatea să importați documente în Registratura generală și registrele secundare.
Dacă doriți să înregistrați un volum mai mare de documente odată, pentru a vă ușura munca și pentru a evita înregistrarea manuală a fiecărui document în parte, puteți să folosiți butonul Importă documente.
Accesați setările din partea stângă, secțiunea Setări registratură, Importă documente.
Acestă functionalitate este disponibilă doar de pe un cont de administrator.
Import cu succes
La click pe butonul Importă, se deschide ferestra cu instrucțiunile de import, de unde puteți selecta registrul în care doriți să importați documente și să încărcați fișierul - Încarcă fișier.
Pentru a vă asigura că importul se încarcă cu succes, aveți posibilitatea să alegeți unul din șabloanele din formatele .csv, xlsx, .xls
Instrucțiuni completare fișier import
Pentru realizarea unui import cu succes, completați fiecare câmp din șablon, ținând cont de următoarele aspecte:
- Câmpul "Tip document": este câmp obligatoriu și îl puteți completă cu valori posibile "Intrare" sau "Ieșire".
- Câmpul "Număr înregistrare": este câmp obligatoriu. Puteți adăuga documente cu număr mai mic decât cele existente în registru la momentul importului sau cu numărul următor în continuarea documentelor deja înregistrate în registru.
Exemple:
A. Dacă în registru ați început înregistrarea cu numărul 100, în fișierul de import puteți notă numele de la 1 - la 99 inclusiv și importul se va realiza cu succes.
B. Dacă în registru ați înregistrat deja 100 de documente (de la 1 - la 100 inlcusiv), prin import puteți adaugă următoarele numere de la 101 inclusiv până la 1000.
C. Dacă în registru ați înregistrat documentele de la numărul 1 - la 100 inclusiv, iar apoi ați sărit peste numere și ați înregistrat documentele de la numărul 200 - la 299 inclusiv, prin import puteți adaugă numerele lipsă, de la 101 inclusiv - până la 199 inclusiv, dacă acestea nu există în aplicație că numere înregistrate sau rezervate.
- Câmpul "Dată înregistrare și ora": este câmp obligatoriu atât pentru document de Intrare cât și Ieșire, iar formatul trebuie să fie de forma yyyy-mm-dd hh:mm:ss (an-luna-zi ora-minute-secunde).
Dacă mergem pe exemplul A. de mai sus, data de înregistrare a documentelor pe care dorim să le importăm (1-99 inlcusiv), trebuie să aibă o dată mai mică decât are documentul cu numărul 100, care este deja înregistrat.
Dacă mergem pe exemplul B. de mai sus, data de înregistrare a documentelor pe care dorim să le importăm (de la 101 inclusiv - până la 1000) , trebuie să aibă o dată mai mare decât are documentul cu numărul 100, care este deja înregistrat.
Dacă mergem pe exemplul C. de mai sus, data de înregistrare a documentelor pe care dorim să le importăm (de la 101 inclusiv - până la 199 inclusiv) , trebuie să aibă o dată mai mare decât are documentul cu numărul 100 și o dată mai mică decât numărul următor 200, care este deja înregistrat.
- Câmpul "Număr extern": este câmp opțional pentru tip document Intrare. Importul se va realiza cu succes chiar dacă acest câmp nu este completat. Pentru tip document Ieșire nu completăm câmpul "Număr extern".
- Câmpul "Dată externă": este câmp opțional pentru tip document Intrare. Importul se va realiza cu succes chiar dacă acest câmp nu este completat. Pentru tip document Ieșire nu completăm câmpul "Dată externă". Daca vom completa acest câmp, formatul trebuie să fie de forma dd.mm.yyyy (zi.lună.an).
- Câmpul "Emitent" : este câmp obligatoriu pentru tip document Intrare. Pentru tip document Ieșire, nu completăm câmpul "Emitent" deoarece, aplicația va precompleta automat cu emitentul implicit pe care l-ați setat în aplicație. Dacă în documentul de import completați alt emitent, aplicația va suprascrie cu emitentul implicit.
- Câmpul "Conținut": este câmp obligatoriu, atât pentru documentele de Intrare cât și de Ieșire.
- Câmpul "Dosar": este câmp opțional, importul se va realiza cu succes chiar dacă acest câmp nu este completat. Câmpul poate fi completat, însă doar cu denumirea unui dosar pe care îl aveți deja creat în aplicație.
- Câmpul "Număr pagini": este câmp opțional, importul se va realiza cu succes chiar dacă acest câmp nu este completat.
- Câmpul "Termen": Pentru tip document Ieșire nu completăm acest câmp. Însă, pentru tip document Intrare, câmpul poate fi completat doar cu valorile "da" sau "nu". Dacă veți completa "da" în câmpul "Termen", atunci este obligatoriu să completați și câmpurile "Termen de rezolvare" și "Termen intern de rezolvare".
- Câmpurile "Termen de rezolvare" și "Termen intern de rezolvare" : Pentru tip document Ieșire nu completăm aceste câmpuri. Însă, pentru tip document Intrare, dacă veți completa "da" în câmpul "Termen", atunci este obligatoriu să completați și câmpurile "Termen de rezolvare" și "Termen intern de rezolvare". Formatul trebuie să fie de forma dd.mm.yyyy (zi.lună.an).
- Câmpul "Termen intern de rezolvare" trebuie să fie același sau înainte de "Termen de rezolvare" ("Termen intern de rezolvare"≤ "Termen de rezolvare").
- Câmpul "Compartiment": este câmp obligatoriu. Acest câmp trebuie să-l completați cu denumirea unui compartiment pe care îl aveți deja creat în aplicație. Dacă doriți să completăți mai multe compartimente, denumirea lor trebuie despărțită de punct și virgurlă ";". De ex: Arhivă ; Registratură.
- Câmpul "Destinatar": este câmp obligatoriu pentru tip document de Intrare. Pentru documentele de Ieșire, câmpul "Destinatar" este obligatoriu doar atunci când câmpul "Dată Expedierii" este completat.
- Câmpul "Adresă destinatar": este câmp opțional pentru tip document Ieșire, importul se va realiza cu succes chiar dacă acest câmp nu este completat. Dacă pentru tip document Intrare am completat "nu" în câmpul "Termen", atunci nu trebuie să completăm câmpul "Adresă destinatar".
- Câmpul "Data expedierii": este câmp obligatoriu pentru documentele de Ieșire. Pentru documentele de Intrare, este câmp obligatoriu doar atunci când completăm câmpul "Destinatar". Formatul trebuie să fie de forma dd.mm.yyyy (zi.lună.an).
După importul documentelor cu succes, veți primi mesajul de confirmare și documentele vă apar înregistrate în registrul selectat.
Eroare import
Fișierele importate de tip .csv, .xlsx, .xls, trebuie să conțină ca și cap de tabel, toate câmpurile pe care le regăsiți în pagina de adăugare document de Intrare sau Ieșire și completate conform instucțiunilor de mai sus.
Dacă toate câmpurile nu sunt completate corect, importul nu se efectuază cu succes și vă apare mesaj de eroare, specificând care sunt câmpurile completate incorect. Astfel, puteți să corectați acele câmpuri și să încercați importul din nou.
Related Articles
Traseu document Registratura Pro
Secțiunea "TRASEU DOCUMENT" permite gestionarea și urmărirea responsabilităților și informării utilizatorilor în legătură cu un document înregistrat în aplicația Regista. Aceasta este esențială pentru monitorizarea procesului de rezolvare a ...Înregistrare documente multiple
Actualizare funcționalitate - înregistrarea multiplă a documentelor Pentru a îmbunătăți procesul de înregistrare și rezervare a documentelor în aplicația Regista, butonul "Adaugă documente rapid" a fost actualizat în Adaugă documente multiple . ...Rapoarte documente - Pagina Principala
Pentru o organizare eficientă și o gestionare clară a documentelor, precum și pentru a asigura accesibilitatea și transparența acestora, am creat următoarele categorii de documente afișate în pagina principală. Aceste categorii ajută atât ...Migrare Traseu document la Registratura Pro
Dacă în trecut ați beneficiat de versiunea anterioară a Registraturii și ulterior ați migrat la modulul Registratură Pro, este necesar să migrați documentele aflate "În lucru" către Traseul Pro pentru a putea fi procesate și finalizate. De ce este ...Înregistrarea documentelor Registratura Pro
Registratura Pro oferă utilizatorilor o modalitate avansată și eficientă de a înregistra, gestiona și urmări documentele într-un mod centralizat și organizat. Aceasta vine cu funcționalități suplimentare față de versiunea de bază, permițând ...