Înregistrarea automată a documentelor din e-mail
Descoperiți avantajele modulului Registratura Pro, o soluție inovatoare care automatizează înregistrarea documentelor primite prin e-mail direct în registrele dumneavoastra, economisind timp și resurse prețioase. Ideal pentru instituțiile sau companiile care gestionează sesizări, adrese sau solicitări prin e-mail, această funcționalitate simplifică procesul de înregistrare, oferindu-vă o eficiență sporită în administrarea documentelor.
Beneficiile utilizării înregistrării automate a documentelor din e-mail:
Economisiți timp prețios: Automatizarea înregistrării documentelor elimină necesitatea introducerii manuale a acestora, reducând semnificativ timpul alocat acestui proces.
Eficiență crescută: Nu mai este nevoie să copiați manual conținutul e-mailurilor și atașamentelor în sistem, Registratura Pro face totul pentru dumneavoastră.
Organizare îmbunătățită: Toate documentele sunt înregistrate corect și complet, cu informațiile necesare preluate automat din e-mailuri.
Funcționalități cheie ale înregistrării automate a documentelor din e-mail:
Cum funcționează? E-mailurile primite pe adresele instituției vor fi redirecționate către adresa unică: inbox@doc.regista.ro. Documentele sunt înregistrate automat cu numărul următor disponibil în registrul dorit și sunt asociate compartimentului configurat din setări.
Configurări obligatorii necesare înainte de utilizare
Utilizatorii cu rol de Administrator în aplicația Regista trebuie să configureze adresele de e-mail ale persoanelor care au permisiunea de a redirecționa e-mailuri către adresa dedicată inbox@doc.regista.ro. Această configurare se realizează din Setările aplicației, la secțiunea "Adrese e-mail înregistrare documente" în câmpul “Adaugă setare e-mail”.
Doar adresele de e-mail configurate în această secțiune vor putea redirecționa e-mailurile primite pe adresele instituției, pentru a înregistra automat documentele în registrele dorite.
Puteți configura multiple adrese de e-mail adăugându-le prin apasarea butonului denumit “Adaugă setare e-mail”. De asemenea, aveți posibilitatea de gestionare a listei de e-mailuri adăugate și le puteți modifica sau șterge.
Setări înregistrare automată din e-mail
→ E-mailurile redirecționate vor genera automat documente în Registrul setat și vor include conținutul și atașamentele e-mailului original.
→ Aplicația Regista va genera automat următorul număr disponibil în registrul și compartimentul (sau compartimentele) pe care le-am setat în pagina "Adaugă setare e-mail".
→ De asemenea, câmpurile documentului vor fi precompletate cu detaliile din e-mailul original:
- nume emitent: adresa de e-mail din care am redirecționat,
- dată înregistrare: data la care am facut redirecționarea email-ului,
- conținut pe scurt: corpul email-ului
- fișiere atașate: atașamentele din e-mail.
→ Documentul înregistrat va primi starea "Finalizat" sau "În lucru", în funcție de ce setări am ales pentru "Termen de rezolvare" și starea utilizatorilor din compartiment. Dacă setați înregistrare document din e-mail Cu termen, este necesar să selectați cel puțin un utilizator cu starea În lucru pentru ca documentul să fie gestionat și rezolvat ulterior. După adăugarea automată a documentului, acesta va avea starea În lucru și va putea fi rezolvat din pagina documentului, accesând secțiunea „Urmărește traseu”.
Modificare documente după înregistrare din e-mail
După înregistrare, documentele pot fi modificate doar de utilizatorii cu cont de Administrator sau Utilizatori care au drept de modificare, cu excepția numărului de înregistrare care nu poate fi modificat. Pentru mai multe informații despre modificarea documentelor, vă sugerăm să parcurgeți următorul articol: Modificare document - Registratura PRO.
Nu ratați ocazia de a vă transforma modul de gestionare a documentelor!
Contactați-ne astăzi la adresa contact@regista.ro pentru a achiziționa modulul Registratură Pro și începeți să beneficiați de un proces de înregistrare eficient și automatizat.
Extensii acceptate: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, .jpeg, .png, .eml, .msg, .zip, .rar. Dimensiune maximă: 30MB.