Înregistrarea automată a documentelor din e-mail

Descoperiți avantajele modulului Registratura PRO, o soluție inovatoare care automatizează înregistrarea documentelor primite prin e-mail direct în Registratura generală, economisind timp și resurse prețioase. Ideal pentru instituțiile sau companiile care gestionează sesizări, adrese sau solicitări prin e-mail, această funcționalitate simplifică procesul de înregistrare, oferindu-vă o eficiență sporită în administrarea documentelor.

Beneficiile utilizării înregistrării automate a documentelor din e-mail:

Economisiți timp prețios: Automatizarea înregistrării documentelor elimină necesitatea introducerii manuale a acestora, reducând semnificativ timpul alocat acestui proces.

Eficiență crescută: Nu mai este nevoie să copiați manual conținutul e-mailurilor și atașamentelor în sistem, Registratura PRO face totul pentru dumneavoastră.

Organizare îmbunătățită: Toate documentele sunt înregistrate corect și complet, cu informațiile necesare preluate automat din e-mailuri.

Funcționalități cheie ale înregistrării automate a documentelor din e-mail:

Cum funcționează? E-mailurile primite pe adresele instituției pot fi redirecționate către adresa unică: inbox@doc.regista.ro Documentele sunt înregistrate automat cu numărul următor disponibil în registru, și sunt asociate compartimentului configurat din setări.

Configurări obligatorii necesare înainte de utilizare 

Utilizatorii cu rol de Administrator în aplicația Regista trebuie să configureze adresele de e-mail ale persoanelor care au permisiunea de a redirecționa e-mailuri către adresa dedicată inbox@doc.regista.ro Această configurare se realizează din Setările aplicației, la secțiunea "Setări afișare registratură", sub "Adrese de e-mail acceptate pentru forward e-mail". Doar adresele de e-mail configurate în această secțiune vor putea redirecționa e-mailurile primite pe adresele instituției, pentru a înregistra automat documentele în registratura generală.

Puteți configura multiple adrese de e-mail adăugându-le în lista de e-mailuri - Adrese de e-mail acceptate pentru forward e-mail, delimitate de virgulă "," sau punct și virgulă ";" Astfel, puteți permite mai multor persoane să înregistreze documente din e-mail, prin configurarea adreselor de e-mail în acest câmp.

Detalii înregistrare automată

E-mailurile redirecționate vor genera automat documente în Registratura generală ce includ conținutul și atașamentele e-mailului original. Documentele vor intra automat cu starea "În lucru" și vor fi asociate compartimentului configurat în Setările aplicației - Setări afișare registratură, la secțiunea "Compartiment formulare electronice". Același compartiment pe care îl configurăm pentru înregistrarea automată a cererilor, formularelor depuse online prin portalul public e-Guvernare. Pentru mai multe informații despre înregistrarea cererilor online direct în Registratura Generală, vă sugerăm să parcurgeți următorul articol: Formulare Electronice.

Modificare documente după înregistrare

După înregistrare, documentele pot fi modificate doar de utilizatorii cu cont de Administrator sau Utilizatori care au drept de modificare, cu excepția numărului de înregistrare care nu poate fi modificat. Pentru mai multe informații despre modificarea documentelor, vă sugerăm să parcurgeți următoarele articole: Modificări documente.

Nu ratați ocazia de a vă transforma modul de gestionare a documentelor!

Contactați-ne astăzi la adresa contact@regista.ro pentru a achiziționa modulul Registratură PRO și începeți să beneficiați de un proces de înregistrare eficient și automatizat.

• Related Articles

• Înregistrarea documentelor

  Unde înregistrăm documentele? Putem să înregistrăm documentele electronic, în registratura generală, în registrele secundare sau în Monitorul Oficial Local. Când accesăm secțiunea registratură electronică - documente, din meniul din partea stângă, ...

• Înregistrarea rapidă a documentelor

  Actualizare funcționalitate - înregistrarea rapidă a documentelor Pentru a eficientiza fluxul de rezervare numere din aplicația Regista, butonul Rezervă numere înregistrare a fost modificat în Adaugă documente rapid . Odată cu această modificare am ...

• Managementul Documentelor - Fluxul documentelor

  Pentru a ușura munca de zi cu zi, în aplicația Regista puteți găsi funcționalități legate de managementul documentelor. Astfel, puteți adăuga documente de intrare, documente de ieșire, dar le și puteți modifica. Adaugă document de Intrare sau Iesire ...

• Securizarea circuitului documentelor în Regista

  Pentru securizarea circuitului documentelor vă recomandăm următoarele: 1. Dacă sunt utilizatori care nu mai lucrează în cadrul instituției, îi puteți marca ca inactivi. Pentru mai multe detalii, vă recomandăm să consultați următorul articol Setări - ...

• Managementul documentelor pentru cereri depuse fizic

  Managementul documentelor pentru cereri depuse fizic Etapele managementului documentelor pentru cererile depuse fizic în aplicația Regista (în numele cetățeanului) sunt urmatoarele: Cetățenii care vor trimite cereri către primărie, vor urma pașii ...