Semnarea documentelor electronic
Semnarea documentelor electronic
După achiziționarea certificatului de semnătură electronică calificată, urmând pașii descriși în acest articol Emitere certificat semnătură electronică calificată, aveți posibilitatea să aplicați semnătura electronică pe cererile pe care le depuneti prin portalul de eGuvernare Regista, daca instituția la care depuneți formularul, a setat ca și condiție obligatorie pentru depunerea cererii respective - Identitate validată si certificat disponibil.
În același timp, cu certificatul de semnătură electronică calificată, aveți posibilitatea de a semna electronic orice tip de document, nu doar cererile depuse prin portalul de eGuvernare Regista.
Vom detalia mai jos pașii necesari pentru procesul de semnare în ambele situații.
Dacă veți semna documente frecvent, vă recomandăm să vă instalați aplicația mobilă Namirial OTP, care înlocuiește codul OTP primit prin SMS prin aprobarea direct din aplicație (introducerea codului OTP). Mai jos link-urile ajutătoare în vederea configurării aplicației Namirial OTP, în funcție de sistemul de operare folosit:
I. Semnarea documentelor depuse prin portalul de eGuvernare Regista
Aveți posibilitatea să aplicați semnătura electronică pe cererile pe care le depuneti prin portalul de eGuvernare Regista, daca institutia la care depuneți formularul, a setat ca si conditie obligatorie pentru depunerea cererii respective - Identitate validată si certificat disponibil. Daca au setat această condiție, pe cererea pe care o completati, o să apară butonul Semnează si trimite. Daca nu aveți certificat activ pentru semnătură electronică calificată, nu veți putea completa un formular care necesită acest tip de semnătură. Semnătura electronică calificătă este necesară pentru formularele care au fost configurate de instituție să fie trimise de cetățeni doar cu semnatură electronică calificată aplicată. Un formular cu această obligativitate va putea fi completat doar dacă aveți certificat activ pentru semnătură electronica calificată, ca și persoană fizică.
Este posibil ca instituția să nu opteze pentru această configurare și unele formulare pot fi completate și trimise fără a fi aplicată semnătura electronică calificată. Pe acestea se va aplica automat semnătura electronică simplă din cont. Veți vedea un banner în partea de sus a formularului prin care veți fi informat că un formular poate fi completat doar dacă exista certificat activ.
Pasul 1. Când accesați un formular care necesită semnatură electronică, după ce dați click pe butonul Semnează și trimite, veți fi redirecționat catre pagina https://esign.regista.ro/. În această pagină vă apare formularul completat la care este nevoie să aplicați semnătura prin Click să semnezi!
Pasul 2. În momentul în care dați click pe semnează, va fi nevoie să vă introduceti numele de utilizator (User ID). Numele de utilizator (username) l-ați primit la achiziția semnăturii electronice, în e-mailul cu subiectul "Înregistrare date Firmacerta / Login credentials to your Namirial-ID" și este de forma prenume.nume (de exemplu: ion.popa). După ce introduceți numele de utilizator, dați click pe butonul CERE INFORMAȚII.
Pasul 3. După ce vă regasește cetificatul de semnătură electronică asociat numelui de utilizator pe care l-ați introdus, veți da click pe butonul URMATORUL, pentru a primi codul OTP prin SMS.
Pasul 4. Când ajungeți în acest pas, veți introduce codul PIN din PDF-ul criptat pe care l-ați primit la achiziția certificatului de semnatură, și codul unic primit prin sms, după care dați click pe SEMNEAZĂ.
Pasul 5. În acest pas semnătura vă apare aplicată pe document și veți merge la FINALIZEAZĂ, pentru a finaliza fluxul de semnare.
Pasul 6. În ultimul pas veți alege descarcarea documentului cu semnătura electronică aplicată, pe dispozitivul dumneavoastră.
Dacă aveți certificat activ pentru semnatură electronică calificată și ați trimis un formular care solicită acest tip de semnătură, însă nu ați semnat formularul de la bun început, veți avea la dispoziție 28 de zile pentru a semna, ulterior expirării acestora va fi necesară o nouă solicitare din partea dumneavoastră.
Pentru a semna o solicitare care are termen de expirare, parcurgeți următorii pași:
1. Navigați in secțiunea "Contul meu", subsecțiunea "Solicitările mele";
2. În partea de sus veți regăsi solicitarea care va avea starea "În curs de semnare";
3. Aici veți avea două opțiuni: "Semnează și trimite" și "Anulează cererea";
4. Daca alegeți opțiunea "Semnează și trimite" și aplicați semnătură electronică în termenul de 28 de zile de la completarea și salvarea cererii, formularul își va schimba starea din "În curs de semnare" în "Nou";
Dacă veți completa din nou același formular completat anterior, cel cu starea "În curs de semnare" va trece automat în starea "Anulat" și noul formular va avea starea "În curs de semnare", în cazul în care nu l-ați semnat la trimiterea lui.
5. Dacă alegeți opțiunea "Anulează cererea", noua stare a cererii va fi "Anulat", iar un mesaj de informare va fi afișat: "Solicitarea a fost anulata la cererea ta. Aceasta solicitare nu a ajuns la Instituția {nume instituție} pentru că a fost anulata la cererea ta. Poți trimite oricând către Instituția {nume instituție} o cerere nouă, de același tip. Completează o cere noua de același tip."
6. Dacă nu ați ales nici una dintre opțiunile de mai sus, iar termenul de semnare a expirat, cererea va fi anulată, iar un mesaj de informare va fi afișat: "Timpul de semnare electronică a cererii a expirat. Această solicitare nu a ajuns la Instituția {nume instituție} pentru că nu ai semnat-o în perioada de 28 de zile de la completarea ei. Poți trimite oricând către Instituția {nume instituție} o cerere nouă, de același tip. Completează o cerere nouă, de același tip."
La adresa de e-mail asociată contului dumneavoastră, veți primi notificări de confirmare sau avertizare pentru fiecare etapă finalizată sau în așteptare. După achiziționarea semnăturii electronice calificate, veți primi notificări referitoare la operațiunile care necesită semnătură calificată, precum și la expirarea certificatului sau a formularului CA02.
II. Procesul de semnare pentru orice tip de document
Pentru a semna orice document doriți, accesați: https://sign.namirial.app Este necesar să vă creați în această platformă un cont nou, pentru a putea semna orice alt tip de document cu noua dumneavoastră semnătură electronică. Este necesar să vă creați un cont utilizând adresa de e-mail și o parolă pe care o creați dumneavoastră (parola trebuie să conțină minim 8 caractere, o majusculă, o minusculă, un număr sau un caracter special: ?!#.)
Dacă doriți, vă puteți instala aplicația direct pe PC ul dvs. de aici :
După crearea contului urmați pașii de mai jos:
1. În meniul din partea stângă, mergeți la secțiunea Sign (Semnează);
2. Încărcați documentul ce trebuie semnat ( UPLOAD );
3. Faceți clic pe butonul „Next” („Următorul”) pentru a continua;
4. Setați tipul de semnătură cu care doriți să semnați documentul:
- CadES: generarea unui fișier în format .p7m
- PadES: generarea unui fișier în format PDF. Prin selectarea acestui tip de semnătură, va fi posibilă plasarea siglei pe documentul semnat; numărul și poziția siglei pot fi alese de către semnatar prin intermediul funcției „Add signature field” („Adăugare câmp de semnătură”).
5. Adăugați semnătură (Add signature field).
6. Faceți clic pe butonul „Next” („Următorul”) pentru a continua;
7. Bifați: „nu adăugați marcă temporală” (Do not add a timestamp).
8. Alegeți tipul semnăturii;
9. Selectați certificatul de semnătură care se va folosi pentru semnarea documentului (Remote signature certificate - la distanță) și introduceți numele dumneavoastră de utilizator, apoi făceți click pe „RETRIEVE” („Regăsire”). Numele de utilizator (username) l-ați primit la achiziția semnăturii electronice, în e-mailul cu subiectul"Înregistrare date Firmacerta / Login credentials to your Namirial-ID" și este de forma prenume.nume (de exemplu: ion.popa).
10. După ce ați dat click pe recuperare (RETRIEVE) , introduceți codul PIN asociat acestuia certificatului și selectați folderul în care se va salva fișierul semnat.
Codul PIN este format din 8 cifre il regasiti in PDF-ul criptat pe care l-ati primit la achiziția și emiterea certificatului, în email-ul cu subiectul: EMISSIONE DISPOSITIVO DI FIRMA DIGITALE / ISSUANCE OF DIGITAL SIGNATURE DEVICE;
11. Introduceți codul OTP primit prin SMS sau în aplicația Namirial OTP, și fceți clic pe butonul „Confirm” („Confirmare”).
Așteptați finalizarea procesului și mesajul de confirmare, prin care vă asigurați că operațiunea de semnare a fost încheiată cu succes.
Documentul semnat îl veți regăsi în fișierul pe care l-ați selectat în pasul 10.
Dacă aveți nevoie de suport în procesul de semnare documente, ne puteți contacta la Suport Regista și vă ajutăm cu drag!
Dacă întâmpinați dificultăți în procesul de creare cont în platforma Namirial https://sign.namirial.app, puteți contacta suport Namirial: https://servicedesk.namirial.com/hc/en-gb/articles/4406871006481
Vă informăm că certificatele în cloud emise de Namirial nu sunt compatibile pentru înrolarea în SPV ANAF. În cazul în care ați achiziționat un certificat de semnătură electronică calificată în acest scop și doriți să revocați achiziția, vă rugăm să completați și să trimiteți o CERERE DE REVOCARE către Namirial (ultima pagină a acestui formular) la adresa de email menționată în formular: tsp_ro@namirial.com. Vă rugăm să adăugați în cc adresa suport@regista.ro
Link către formularul de retragere: Formular de retragere
Related Articles
Emitere certificat semnătură electronică calificată
Care sunt avantajele utilizării semnăturii electronice calificate? Pentru a semna electronic documentele de pe platforma Regista și alte tipuri de acte, este necesar să achiziționați un certificat calificat de semnătură electronică. Beneficiile ...