Organizație - Setări utilizatori

Administrare utilizatori și generare fișe de post

Secțiunea Administrează utilizatorii este disponbilă în setări, doar pentru un cont de Administrator.

Vă permite să adaugați utilizatori noi, să modificați setările unui utilizator deja existent sau să îi generați fișa de post. 

Din meniul principal, se accesează secțiunea Organizație-> Utilizatori-> Adaugă/Modifică/Generează fișă post sau secțiunea Setări -> Administrează compartimente -> Adaugă/Modifică/Generează fișă post.

1. Adăugare utilizator

Pentru a adăuga un utilizator nou, dați click pe butonul Adaugă utilizator, și completați toate câmpurile obligatorii, marcate cu steluță (*) din formular.

1. În secțiunea Date personale, veți completa date obligatorii, precum: Nume, prenume, adresă de e-mail (validă/personală/de birou), prefix, număr telefon valid.
   

Toate datele trebuie să fie valide și să reflecte datele personale și de comunicare ale angajatului, să i se genereze ulterior o fișă de post cu datele corecte și să folosească acel utilizator creat.

Email-ul pe care îl setați pentru un utilizator nou trebuie să fie unul valid și la care utilizatorul va avea acces.

Acest aspect este important, deoarece anagajatul va primi pe adresa de e-mail cu care s-a creat utilizatorul un mail din partea noastră, prin care își va seta parola individuală a contului și în eventualitatea cazului în care acesta va avea nevoie să își reseteze parola.

Contul este individual, cu adresă de e-mail individuală.

Parola trebuie setată de către angajat și aceasta trebuie să fie unică, sigură, iar angajatul trebuie să se asigure că nu o va divulga și altor persoane/colegi.

1. În secțiunea Detalii poziție, veți completa date obligatorii, precum compartiment, funcție internă, data angajării, limbă folosire aplicație.

Compartiment - se vor selecta din listă toate compartimentele la care se dorește să aibă acces noul utilizator;

Funcție internă - se va selecta funcția deținută din lista funcțiilor interne active, care au fost setate și asociate cu compartimentele selectate în campul anterior;

Funcție COR asociată - este asociată utilizatorului automat, ulterior selectării câmpului de mai sus - Funcție internă și este asociată în urma setării locale a Funcțiilor, parte din modulul Organizație;

Data angajării - data angajării persoanei pentru care se creează utilizatorul;

Limba preferată pentru utilizarea aplicației - se va selecta între română, engleză și maghiară.

1. În secțiunea Drepturi de acces, veți completa detaliile legate despre accesul și drepturile angajatului în aplicația Regista.

Tip utilizator - puteți adăuga un utilizator nou cu drepturi de utilizator sau drepturi de administrator;

Registre -  se vor selecta din listă toate registrele la care se doreste să aibă acces noul utilizator;

Utilizatorul de tip Administrator, este asociat automat la toate registrele - are acces la toate registrele și dreptul de a adauga și modifica utilizatori la rândul lui.

Programări online - se vor selecta din listă toate programările online la care se dorește să aibă acces noul utilizator;

Acces la modulele Urbanism și Identificare la sediu (*după caz) - în funție de licențele deținute, se va acorda sau nu acces si la aceste module angajatului, în funcție de atribuții;

Pentru instituțiile care au active modulele de Urbanism și Validare identitate, în setări utilizatori vă apar și bifele pentru acces module la care veți selecta Da sau Nu.

Poate modifica - Prin bifarea casuței, permiteți utilizatorului să modifice câmpurile: Dată de înregistrare, Nume Emitent, Adresă Emitent, Tip Emitent și Conținut pe scurt. Dacă nu ați bifat căsuța, ultilizatorul va putea să vizualizeze documentele de registratură și să modifice doar informațiile ce țin de rezolvarea documentului din registratură: număr și dată externă, conținut, dată de rezolvare, destinatar, data expedierii, și detaliile fișierului.

După adăugarea tuturor informațiilor pentru creare noului utilizator, veți da click pe butonul Salvează modificările.

Mesajul Utilizatorul a fost salvat cu succes va apărea pe ecran. Acest mesaj confirmă adăugarea utilizatorului cu succes.

2. Generare fișă de post

După ce ați apăsat și salvat noul utilizator (pasul anterior), se va deschide o nouă fereastră în pagina de Adăugare utilizator - Generare fișă de post, în care veți completa următoarele informații:

Persoana care avizează fișa de post: selectați din listă persoana care va aviza această fișă de post;

Data întocmirii: este data întocmirii fișei de post;

Data semnării: este data semnării fișei de post;

Data intrării în vigoare: este data intrării în vigoare a fișei de post și momentul în care utilizatorul va începe munca în instituție.

După generarea fișei de post, aceasta va intra pe fluxul de descărcare, semnare de către cel care o întocmește (persoana avizată), de către angajat și un contrasemnatar, după caz, încărcare fișă semnată, urmând intrarea în vigoare a acesteia. 

Se semnează de către persoana care are calitatea de contrasemnatar, potrivit legii, cu excepţia situaţiei în

care calitatea de contrasemnatar revine conducătorului autorităţii sau instituţiei publice. În acest caz,

precum şi în cazul în care raportul de evaluare nu se contrasemnează potrivit legii, fişa postului nu se

contrasemnează.

Dacă mai sunt necesare modificări la nivel de funcție sau activități asociate utilizatorului, se poate renunța la generarea fișei de post prin butonul Renunță.

Fișa de post va putea fi generată ulterior prin următoarele două metode:

- prin icon-ul Generează fișă de post  din coloana Operațiuni, din dreptul utilizatorului;

În cazul în care utilizatorul are fișa de post cu datele actualizate, icon-ul Generează fișă de post este dezactivat. 

În cazul in care utilizatorul nu are o funcție asociată, icon-ul Generează fișă de post este de asemenea dezactivat, deoarece nu se poate genera o fișă de post fără o funcței și activități asociate. 

- prin butonul Generează fișe de post  .

Butonul Generează fișe de post este folosit pentru generarea bulk a acestora. 

Va genera fișe de post pentru toți utilizatorii care nu au fișele de post actualizate. 

Prin urmare, nu pot fi excluși anumiți utilizatori din listă. 

Mai multe detalii despre acest flux regăsiți în articolul dedicat Organizație - Documente angajați sau la pasul numărul 6 din acest articol.

Fișa de post nu va putea fi generată dacă nu există un șablon activ încărcat în Setări-> Setări generale-> Șabloane.

Șablonul nu poate fi editat sau dezactivat, acesta se va activa imediat ce a fost încărcat.

Modulul vine cu 2 șabloane standard încărcate - Fișă de post și ROF.

Mai multe detalii despre Șabloane puteți vedea aici: Organizație - Setări Șabloane

Utilizatorul poate avea maxim o fișă de post În vigoare și maxim o fișă de post cu status În curs de semnare. 

O fișă de post cu status În vigoare iese din vigoare când este înlocuita de o altă fișă de post semnată.

O fișă de post cu status În curs de semnare iese din vigoare când se generează o fișă nouă pentru acel utilizator.

Coloana Documente actualizate din listarea utilizatorilor ne arată dacă un utilizator are fișa de post actualizată. 

Spre exemplu, dacă utilizatorul a fost promovat și i-a fost schimbată funcția internă, dar nu a fost generată fișa de post după promovarea acestuia (după modificarea funcției în aplicația Regista), atunci în coloana Documente actualizate va fi marcat în dreptul utilizatorului cu "Nu", până când se va genera fișa de post cu ultimele informații actualizate. 

3. Confirmare cont utilizator angajat și setare parolă individuală

Pentru că ați completat toate detaliile angajatului pentru creare utilizatorul din aplicație, angajatul va primi pe adresa de e-mail furnizată un e-mail din partea noastră, de pe adresa de e-mail noreply@regista.ro pentru a-și seta o parolă sigură a contului ce va urma să îl folosească.

Angajatul va da click pe butonul Validează adresa de email din emailul primit și își va seta o parolă ce trebuie să fie sigură, compusă din 6 caractere, o majusculă, o minusculă, un număr sau un caracter special: ? ! #

Dacă angajatul nu și-a validat adresa de e-mail, acest aspect va fi reflectat în aplicația Regista, în pagina de administrare a utilizatorilor.

În coloana Detalii stare, veți observa mesajul E-mail nevalidat.

Aveți posibilitatea să îi retrimiteți invitația de confirmare cont și setare parolă accesând secțiunea Organizație-> Utilizatori-> Modifică utilizator prin butonul modifică, reprezentat de creion .

După ce angajatul și-a confirmat contul, starea validării adresei de e-mail a utilizatorului în aplicația Regista va fi modificată.

4. Modificare utilizator

Pentru a modifica un utilizator deja existent, intrați în secțiunea Organizație-> Utilizatori sau Setări -> Utilizatori și dați click pe butonul din partea dreaptă, din dreptul utilizatorului pe care doriți să îl modificați.

Aplicația vă va duce în pagina de editare/modificare utilizator existent.

În această pagină veți modifica informațiile necesare, de exemplu:

- schimbarea numelui de familie,

- compartimetului sau adăugarea suplimentară a acestora,

- modificarea funcției interne,

- modificare tip utilizator (utilizator sau administrator),

- adăugarea unor noi registre, cât și ștergerea acestora,

- adăugare și ștergere drepturi programări,

*toate cele exemplificate la punctul 1 din acest articol ca fiind câmpuri de completat la adăugarea sau editarea unui utilizator.

Pentru modificare adresei de e-mail, se va da click pe butonul Modifică adresă de email.

Se va deschide o nouă fereastră, unde veți completa noua adresă de e-mail a utilizatorului.

Apăsând butonul Trimite link-ul de verificare pe e-mail, îi veți trimite din nou angajatului un link de validare cont pe adresa nouă de e-mail, pasul numărul 3 din acest articol.

După ce ați efectuat toate modificările necesare pe un utilizator deja existent, dați click pe butonul Salvează modificările.

Un mesaj precum cel de mai jos arată că utilizatorul a fost salvat cu succes.

5. Filtrarea/căutarea utilizatorilor

Pentru a căuta un utilizator în lista utilizatorilor creați până în prezent în locația dumneavoastră, intrați în secțiunea Organizație-> Utilizatori sau Setări -> Utilizatori , apăsați Afișează filtrele, scrieți în funție de informația pe care o doriți/știți, dintr-o mare variatete de filtre, cum ar fi:

Nume sau Prenume, adresă de e-mail cu care a fost creat utilizatorul, funcție COR, tipul utilizatorului, documente actualizate, starea acestuia (activ/inactiv) sau detalii stare (e-mail nevalidat/e-mail validat/contract suspendat/contract terminat).

După ce ați filtrat, ați găsit utilizatorul căutat și după caz, l-ați modificat sau ați generat fișa de post, dați click pe butonul Resetează filtre, pentru a avea acces la toți utilizatorii locației:

6. Generarea fișelor de post bulk pentru toți utilizatorii activi care nu actualizate fișele de post

Din meniul principal, se accesează secțiunea Organizație-> Utilizatori-> Generează fișele de post sau secțiunea Setări -> Administrează compartimente -> Generează fișele de post.

Se va deschide o nouă fereastră unde veți vedea pentru care utilizatori se vor genera fișele de post.

Va fi necesar să completați detaliile esențiale unei generări de fișă de post: Persoana care avizează fișa de post, Data întocmirii, Data semnării, Data intrării în vigoare.

Ulterior completării detaliilor necesare, dacă totul este în regulă, veți apăsa butonul Generează fișe de post. Dacă doriți să renunțați la operațiune, veți apăsa butonul Renunță.

7. Resetarea parolei a unui utilizator cu adresă de e-mail validată

Ca un utilizatorul să își reseteze parola contului, în cazul în care aceasta a fost pierdută/uitată, va fi necesară urmarea pașilor de mai jos:

Pasul 1: Dați click pe Ai uitat parola

Pasul 2: Introduceți din nou adresa de e-mail și dați click pe Trimite email

Pasul 3: Accesați adresa de e-mail

Pasul 4: Veți primi un e-mail din partea noreply@regista.ro. Accesați link-ul din e-mail (disponibil pentru 72 de ore), pentru a seta o nouă parolă.

Aceasta trebuie să conțină minim 6 caractere, o majusculă, o minusculă, un număr sau un caracter special: ?!#.

 Atenție!  Dacă se încearcă logarea în aplicație de mai mult de 3 ori, cu o parolă greșită, o să vă apară mesajul de securitate: Nu sunt robot (I am not a robot), cu căsuța aferentă pe care trebuie să o bifați.

• Related Articles

• Organizație - Setări compartimente

  Organizare compartimente în modulul Organizație Din meniul principal, se accesează secțiunea Organizație-> Compartimente-> Adaugă/Modifică sau secțiunea Setări -> Administrează compartimente -> Adaugă/Modifică. Aveți posibilitatea de a adăuga un ...

• Organizarea Operațiunilor de Configurare în cadrul Modulului Organizație

  După achiziționarea și activarea licenței pentru modulul Organizație, este important să urmați un proces bine definit pentru configurarea acestuia. Pentru a asigura o configurare eficientă și corectă, vă recomandăm să respectați următoarea ordine a ...

• Documente Organizație - Fișă de Post

  Documente Organizație - Fișă de Post Prin intermediul modulului Organizație, aveți posibilitatea să generați documente pentru angajați în aplicația Regista, bazându-vă pe șabloanele activate în aplicație. Un șablon reprezintă o soluție reutilizabilă ...

• Setări afișare registratură

  Afișarea registrelor în aplicație Administratorii pot gestiona afișarea registrelor din pagina de Setări -> Setări afișare registratură. 1. Limbă Setările permit afișarea aplicației în limbile: română, maghiară sau engleză. 2. Filtru tip ...

• Organizație - Setări Șabloane

  Organizație - Setări Șabloane După achiziționarea și activarea licenței de Organizație, veți observa că în contul instituției de care aparțineți, accesibil din calitatea de Administrator al aplicației Regista, în secțiunea de Setări, va fi ...