Secțiunea Administrează utilizatorii este disponbilă în setări, doar pentru un cont de Administrator. Vă permite să adaugați utilizatori noi, să modificați setările unui utilizator deja existent sau să îi generați fișa de post. Din meniul principal, se accesează secțiunea Organizație → Utilizatori.
1. Adăugare utilizator
Pentru a adăuga un utilizator nou, dați click pe butonul Adaugă utilizator, și completați toate câmpurile obligatorii, marcate cu steluță (*) din formular.
În secțiuneaDate personale, veți completa date obligatorii, precum: Nume, prenume, adresă de e-mail (validă/personală/de birou), prefix, număr telefon valid.
Toate datele trebuie să fie valide și să reflecte datele personale și de comunicare ale angajatului, să i se genereze ulterior o fișă de post cu datele corecte și să folosească acel utilizator creat.
Email-ul pe care îl setați pentru un utilizator nou trebuie să fie unul valid și la care utilizatorul va avea acces. Acest aspect este important, deoarece anagajatul va primi pe adresa de e-mail cu care s-a creat utilizatorul un e-mail din partea noastră, prin care își va seta parola individuală a contului și în eventualitatea cazului în care acesta va avea nevoie să își reseteze parola.
Contul este individual, cu adresă de e-mail individuală. Parola trebuie setată de către angajat și aceasta trebuie să fie unică, sigură, iar angajatul trebuie să se asigure că nu o va divulga și altor persoane/colegi.
În secțiuneaDetalii poziție, veți completa date obligatorii, precumcompartiment, funcție internă, data angajării, limbă folosire aplicație.
Compartiment - se vor selecta din listă toate compartimentele la care se dorește să aibă acces noul utilizator;
Funcție internă - se va selecta funcția deținută din lista funcțiilor interne active, care au fost setate și asociate cu compartimentele selectate în campul anterior;
Funcție COR asociată - este asociată utilizatorului automat, ulterior selectării câmpului de mai sus - Funcție internă și este asociată în urma setării locale a Funcțiilor, parte din modulul Organizație;
Data angajării - data angajării persoanei pentru care se creează utilizatorul;
Limba preferată pentru utilizarea aplicației - se va selecta între română, engleză și maghiară.
În secțiuneaDrepturi de acces, veți completa detaliile legate despre accesul și drepturile angajatului în aplicația Regista.
Tip utilizator - puteți adăuga un utilizator nou cu drepturi de utilizator sau drepturi de administrator;
Registre - se vor selecta din listă toate registrele la care se doreste să aibă acces noul utilizator;
Utilizatorul de tip Administrator, este asociat automat la toate registrele - are acces la toate registrele și dreptul de a adauga și modifica utilizatori la rândul lui.
Programărionline - se vor selecta din listă toate programările online la care se dorește să aibă acces noul utilizator;
Acces la modulele Urbanism și Identificare la sediu (*după caz) - în funție de licențele deținute, se va acorda sau nu acces si la aceste module angajatului, în funcție de atribuții;
Pentru instituțiile care au active modulele de Urbanism și Validare identitate, în setări utilizatori vă apar și bifele pentru acces module la care veți selecta Da sau Nu.
Poate modifica - Prin bifarea casuței, permiteți utilizatorului să modifice câmpurile: Dată de înregistrare, Nume Emitent, Adresă Emitent, Tip Emitent și Conținut pe scurt. Dacă nu ați bifat căsuța, ultilizatorul va putea să vizualizeze documentele de registratură și să modifice doar informațiile ce țin de rezolvarea documentului din registratură: număr și dată externă, conținut, dată de rezolvare, destinatar, data expedierii, și detaliile fișierului.
După adăugarea tuturor informațiilor pentru creare noului utilizator, veți da click pe butonul Salvează modificările.
Mesajul Utilizatorul a fost salvat cu succes va apărea pe ecran. Acest mesaj confirmă adăugarea utilizatorului cu succes.
2. Confirmare cont utilizator angajat și setare parolă individuală
Pentru că ați completat toate detaliile angajatului pentru creare utilizatorul din aplicație, angajatul va primi pe adresa de e-mail furnizată un e-mail din partea noastră, de pe adresa de e-mail noreply@regista.ro pentru a-și seta o parolă sigură a contului ce va urma să îl folosească.
Angajatul va da click pe butonul Validează adresa de emaildin e-mailul primit și își va seta o parolă ce trebuie să fie sigură, compusă din 6 caractere, o majusculă, o minusculă, un număr sau un caracter special: ? ! #
Dacă angajatul nu și-a validat adresa de e-mail, acest aspect va fi reflectat în aplicația Regista, în pagina de administrare a utilizatorilor.
În coloana Detalii stare, veți observa mesajul E-mail nevalidat.
Aveți posibilitatea să îi retrimiteți invitația de confirmare cont și setare parolă accesând secțiunea Organizație-> Utilizatori-> Modifică utilizatorprin butonul modifică, reprezentat de creion .
După ce angajatul și-a confirmat contul, starea validării adresei de e-mail a utilizatorului în aplicația Regista va fi modificată.
4. Modificare utilizator
Pentru a modifica un utilizator deja existent, intrați în secțiunea Organizație-> Utilizatori sau Setări -> Utilizatori și dați click pe creionul din partea dreaptă (editează), din dreptul utilizatorului pe care doriți să îl modificați.
Aplicația vă duce în pagina de editare/modificare utilizator existent. În această pagină veți modifica informațiile necesare, de exemplu: schimbarea numelui de familie, compartimetului sau adăugarea suplimentară a acestora, modificarea funcției interne, modificare tip utilizator (utilizator sau administrator), adăugarea unor noi registre, cât și ștergerea acestora, adăugare și ștergere drepturi programări. Sunt toate cele exemplificate la punctul 1 din acest articol, ca fiind câmpuri pe care le-am completat la adăugarea sau editarea unui utilizator.
Pentru modificare adresei de e-mail, se va da click pe butonul Modifică adresă de email. Se va deschide o nouă fereastră, unde veți completa noua adresă de e-mail a utilizatorului.
Apăsând butonulTrimite link-ul de verificare pe e-mail îi veți trimite din nou angajatului un link de validare cont pe adresa nouă de e-mail, pasul numărul 2 din acest articol.
După ce ați efectuat toate modificările necesare pe un utilizator deja existent, dați click pe butonul Salvează modificările.
Un mesaj precum cel de mai jos arată că utilizatorul a fost salvat cu succes.
După modificarea utilizatorului, veți primi un mesaj de atenționare: Modificarea informațiilor legate de utilizator implică generarea unei noi fișe de post. Pentru mai multe informații despre generarea fișelor de post, vă rugăm să consultați următorul articol: Documente Organizație - Fișă de Post
5. Filtrarea și căutarea utilizatorilor
Pentru a căuta un utilizator în lista utilizatorilor creați până în prezent în locația dumneavoastră, intrați în secțiunea Organizație-> Utilizatori sau Setări -> Utilizatori, apăsați Afișează filtrele, scrieți în funție de informația pe care o doriți dintr-o mare variatete de filtre, cum ar fi:
Nume sau Prenume, adresă de e-mail cu care a fost creat utilizatorul, funcție COR, tipul utilizatorului, documente actualizate, starea acestuia (activ/inactiv) sau detalii stare (e-mail nevalidat/e-mail validat/contract suspendat/contract terminat).
După ce ați filtrat, ați găsit utilizatorul căutat și după caz, l-ați modificat sau ați generat fișa de post, dați click pe butonul Resetează filtre, pentru a avea acces la toți utilizatorii locației:
6. Resetarea parolei a unui utilizator cu adresă de e-mail validată
Ca un utilizatorul să își reseteze parola contului, în cazul în care aceasta a fost pierdută sau uitată, va fi necesară urmarea pașilor de mai jos:
Pasul 1: Dați click pe Ai uitat parola
Pasul 2: Introduceți din nou adresa de e-mail și dați click pe Trimite email
Pasul 3: Accesați adresa de e-mail
Pasul 4: Veți primi un e-mail din partea noreply@regista.ro. Accesați link-ul din e-mail (disponibil pentru 72 de ore), pentru a seta o nouă parolă.
Aceasta trebuie să conțină minim 6 caractere, o majusculă, o minusculă, un număr sau un caracter special: ?!#.
Atenție! Dacă se încearcă logarea în aplicație de mai mult de 3 ori, cu o parolă greșită, o să vă apară mesajul de securitate: Nu sunt robot (I am not a robot), cu căsuța aferentă pe care trebuie să o bifați.
Organizare compartimente în modulul Organizație Din meniul principal, se accesează secțiunea Organizație-> Compartimente-> Adaugă/Modifică sau secțiunea Setări -> Administrează compartimente -> Adaugă/Modifică. Aveți posibilitatea de a adăuga un ...
După achiziționarea și activarea licenței pentru modulul Organizație, este important să urmați un proces bine definit pentru configurarea acestuia. Pentru a asigura o configurare eficientă și corectă, vă recomandăm să respectați următoarea ordine a ...
Documente Organizație - Fișă de Post Prin intermediul modulului Organizație, aveți posibilitatea să generați documente pentru angajați în aplicația Regista, bazându-vă pe șabloanele activate în aplicație. Un șablon reprezintă o soluție reutilizabilă ...
Organizație - Setări Șabloane După achiziționarea și activarea licenței de Organizație, veți observa că în contul instituției de care aparțineți, accesibil din calitatea de Administrator al aplicației Regista, în secțiunea de Setări, va fi ...
Afișarea registrelor în aplicație Administratorii pot gestiona afișarea registrelor din pagina de Setări -> Setări afișare registratură. 1. Limbă Setările permit afișarea aplicației în limbile: română, maghiară sau engleză. 2. Filtru tip ...