Pentru a ușura munca de zi cu zi, în aplicația Regista puteți găsi funcționalități legate de managementul documentelor. Astfel, puteți adăuga documente de intrare, documente de ieșire, dar le și puteți modifica.

Adaugă document de Intrare  sau Iesire 

Pentru a adăuga un document nou, fie el de intrare sau ieșire, tot ceea ce trebuie să faceți este să intrați în pagina principală sau în secțiunea documente și să alegeți tipul de document pe care doriți să îl înregistrați, din partea dreaptă a ecranului.

După ce s-a ales tipul de document, se va ajunge într-o pagină ca cea prezentată mai jos. De acolo puteți adăuga diferite date necesare înregistrării. Compartimentele pot fi selectate integral sau doar o parte din ele. Documentele înregistrate fără termen sunt salvate direct cu starea Rezolvat.

Din pagina Documente există posibilitatea de modificare a înregistrărilor. Accesând butonul de editare se pot efectua acțiuni precum Trimite sau Rezolvă, Gestionează compartimente sau Modifică documente de intrare/ ieșire. Funcționalitățile Gestionează compartimente și Modifică documente se pot realiza și pentru intrările/ ieșirile cu starea Rezolvat.

Tab-ul Traseu document cuprinde listarea compartimentelor asociate documentului, Dată intrare, Dată ieșire, Durată, Stare, precum și acțiunile ce se pot efectua asupra fiecărui compartiment în parte și starea fiecăruia.

Butonul Trimite din traseul unui document va putea fi folosit indiferent dacă document este sau nu rezolvat în compartimentul dedicat. Astfel, dacă un document este în starea Rezolvat într-un compartiment, acesta va putea fi Trimis mai departe către un alt compartiment / alte compartimente.

Butonul Gestionează compartimentele

Atât documentele de intrare, cât și cele de ieșire au acest buton. Acționându-l se va deschide o fereastră de selecție a compartimentelor și a utilizatorilor, regăsită și la crearea documentului. Fereastra respectivă va afișa compartimentele selectate deja, dar oferă posibilitatea și de a selecta alte compartimente sau alți utilizatori, cât și posibilitatea de a deselecta.

Prin adăugare, permitem și altor useri dreptul de a vizualiza și edita documentul însă pentru aceștia Stare compartiment va fi direct Rezolvat. Prin ștergere, eliminăm compartimente și/sau utilizatori de pe document, ceea ce înseamnă că aceștia nu vor mai vizualiza și edita documentul.

Butonul Trimite  

La click va marca starea ca Rezolvat pentru compartimentul care a trimis documentul și va adăuga compartimente noi cu starea În lucru. Butonul este disponibil doar în pagina de editare a unui document de intrare, în dreptul compartimentelor ce au starea În lucru sau Rezolvat. De asemenea, acesta va fi vizibil utilizatorilor doar în dreptul compartimentelor din care aceștia fac parte. Fereastra deschisă la acționarea butonului va prezenta compartimentele care nu se află în Traseu, cât și cele care au starea Rezolvat.

Utilizatorii care sunt asignați doar pe un compartiment, pot trimite documente către alte compartimente (și utilizatori) din care nu fac parte prin butonul Trimite.

În exemplul din video-ul de mai jos, avem un utilizator care este asociat doar pe un compartiment - Bilete.

La înregistrarea documentului, în secțiunea Compartimente, îi afisează doar acest compartiment.

Insă, în pagina de editarea a documentului, când mergem la secțiunea Traseu document și dăm click pe butonul Trimite, ne afișează toate compartimentele și utilizatorii din instituție către care putem să trimitem documentul.

Butonul Rezolvă 

Pentru a marca un compartiment ca Rezolvat, se acționează butonul care sugerează acest lucru. Pentru a putea modifica starea unui compartiment ce prezintă starea Rezolvat, se poate acționa butonul Trece în lucru.