Managementul Documentelor - Fluxul documentelor

Managementul Documentelor - Fluxul documentelor

Pentru a ușura munca de zi cu zi, în aplicația Regista puteți găsi funcționalități legate de managementul documentelor. Astfel, puteți adăuga documente de intrare, documente de ieșire, dar le și puteți modifica.

Adaugă document de Intrare  sau Iesire 

Pentru a adăuga un document nou, fie el de intrare sau ieșire, tot ceea ce trebuie să faceți este să intrați în pagina principală sau în secțiunea documente și să alegeți tipul de document pe care doriți să îl înregistrați, din partea dreaptă a ecranului.

După ce s-a ales tipul de document, se va ajunge într-o pagină ca cea prezentată mai jos. De acolo puteți adăuga diferite date necesare înregistrării. Compartimentele pot fi selectate integral sau doar o parte din ele. Documentele înregistrate fara termen sunt salvate direct cu starea Rezolvat.


Din pagina Documente există posibilitatea de modificare a înregistrărilor. Accesând butonul de editare se pot efectua acțiuni precum Trimite sau Rezolvă, Gestionează compartimente sau Modifică documente de intrare/ ieșire. Funcționalitățile Gestionează compartimente și Modifică documente se pot realiza și pentru intrările/ ieșirile cu starea Rezolvat.

Tab-ul Traseu document cuprinde listarea compartimentelor asociate documentului, Dată intrare, Dată ieșire, Durata, Stare, precum și acțiunile ce se pot efectua asupra fiecărui compartiment în parte și starea fiecăruia.


Butonul Trimite din traseul unui document va putea fi folosit indiferent dacă document este sau nu rezolvat în compartimentul dedicat. Astfel, dacă un document este în starea Rezolvat într-un compartiment, acesta va putea fi Trimis mai departe către un alt compartiment / alte compartimente.

Butonul Gestionează compartimentele

Atât documentele de intrare, cât și cele de ieșire au acest buton. Acționându-l se va deschide o fereastră de selecție a compartimentelor și a utilizatorilor, regăsită și la crearea documentului. Fereastra respectivă va afișa compartimentele selectate deja, dar oferă posibilitatea și de a selecta alte compartimente sau alți utilizatori, cât și posibilitatea de a deselecta.

Prin adăugare, permitem și altor useri dreptul de a vizualiza și edita documentul însă pentru aceștia Stare compartiment va fi direct Rezolvat. Prin ștergere, eliminăm compartimente și/sau utilizatori de pe document, ceea ce înseamnă că aceștia nu vor mai vizualiza și edita documentul.


Butonul Trimite  

La click va marca starea ca Rezolvat pentru compartimentul care a trimis documentul și va adăuga compartimente noi cu starea În lucru. Butonul este disponibil doar în pagina de editare a unui document de intrare, în dreptul compartimentelor ce au starea În lucru sau Rezolvat. De asemenea, acesta va fi vizibil utilizatorilor doar în dreptul compartimentelor din care aceștia fac parte. Fereastra deschisă la acționarea butonului va prezenta compartimentele care nu se află în Traseu, cât și cele care au starea Rezolvat.

Utilizatorii care sunt asignați doar pe un compartiment, pot trimite documente către alte compartimente (și utilizatori) din care nu fac parte prin butonul Trimite.
În exemplul din video-ul de mai jos, avem un utilizator care este asociat doar pe un compartiment - Bilete.
La înregistrarea documentului, în secțiunea Compartimente, îi afisează doar acest compartiment.
Insă, în pagina de editarea a documentului, când mergem la secțiunea Traseu document și dăm click pe butonul Trimte, ne afișează toate compartimentele și utilizatorii din instituție către care putem să trimitem documentul.


Butonul Rezolvă 

Pentru a marca un compartiment ca Rezolvat, se acționează butonul care sugerează acest lucru. Pentru a putea modifica starea unui compartiment ce prezintă starea Rezolvat, se poate acționa butonul Trece în lucru.

Butonul Rezolvă apareaâ doar în pagina de editare a unui document de intrare și doar în dreptul compartimentelor care au starea În lucru. De asemenea acesta va fi vizibil utilizatorilor doar în dreptul compartimentelor din care fac parte. La acționarea butonului se va schimba starea pentru compartimentul din dreptul căruia s-a făcut acțiunea și se va completa Data de ieșire și Starea generală dacă este cazul.


Ordinea afișării compartimentelor în listele de export și print

Atât la filtrarea documentelor, cât și la exportul CSV sau printarea acestora, compartimentele sunt afișate în ordinea selectării lor pe document.

Ordonare compartimente

În paginile Documente în lucru și Documente expirate, pe coloana Compartimente afișăm doar compartimentele care au starea În lucru.


    • Related Articles

    • Înregistrarea documentelor

      Unde înregistrăm documentele? Putem să înregistrăm documentele electronic, în registratura generală, în registrele secundare sau în Monitorul Oficial Local. Când accesăm secțiunea registratură electronică - documente, din meniul din partea stângă, ...
    • Managementul programărilor adăugate

      Managementul programărilor adăugate Veți primi o notificare pe email atunci când un cetățean adaugă o programare online din portalul de eGuvernare al primăriei de care aparțineți. Programările adăugate cu succes sunt vizibile în aplicație, la ...
    • Securizarea circuitului documentelor în Regista

      Pentru securizarea circuitului documentelor vă recomandăm următoarele: 1. Dacă sunt utilizatori care nu mai lucrează în cadrul instituției, îi puteți șterge dintr-un cont de administrator sau îi puteți marca ca inactivi: pentru mai multe detalii, ...
    • Editarea și ștergerea documentelor înregistrate

      Cum se editează un document? Modificarea documentelor se poate face de către orice administrator sau de către utilizatorii selectați de aceștia. Pentru a vă asigura că un anumit utilizator poate edita documentele, trebuie să urmați pașii: În meniul ...
    • Filtrarea documentelor: adaugă și șterge filtre

      Filtrele afișate ca și cap de tabel în fiecare pagină a modulelor din aplicația Regista, ajută la identificarea rapidă a documentelor. Filtrarea documentelor din registre Aplicația vă permite căutarea documentelor după fiecare câmp completat la ...