1. Ce este modulul de Sesizări Succesorale și cum mă ajută?

Modulul de Sesizări Succesorale din Regista digitalizează fluxul de lucru prevăzut de Ordinul nr. 407/2026, care reglementează obligația UAT-urilor de a comunica sesizările pentru deschiderea procedurilor succesorale către Camerele Notarilor Publici.

Ce rezolvă concret:

• Elimină completarea manuală a formularelor tipizate pe hârtie
• Generează automat documentele CDPS și SDPS conform modelelor din lege
• Atribuie automat numărul de înregistrare din registratură, fără operațiuni manuale suplimentare
• Ține automat Registrul de Evidență a Sesizărilor (R.E.S.D.P.S.) în format electronic, conform obligației legale
• Transmite sesizarea către Camera Notarilor direct din aplicație, prin email
• Clasează automat sesizările fără bunuri la împlinirea termenului legal de 6 luni, fără intervenția funcționarului

2. Cine trebuie să lucreze în modulul de Sesizări Succesorale?

Conform Ord. 407/2026 și art. 243 din OUG nr. 57/2019 privind Codul administrativ, următoarele persoane pot lucra pe sesizare:

• Secretarul general al UAT-ului - persoana responsabilă legal de întocmirea și semnarea SDPS
• Persoane delegate de secretarul general prin dispoziția primarului - de exemplu ofițerii de stare civilă cu atribuții delegate
• Compartimentul ITL (Impozite și Taxe Locale) - pentru completarea sarcinilor succesorale și creanțelor fiscale
• Compartimentul Registru Agricol - pentru completarea bunurilor imobile și mobile ale defunctului
• Compartimentul Evidența Persoanelor / Stare Civilă - pentru identificarea moștenitorilor prezumtivi

În Regista, administratorul instituției configurează accesul fiecărui utilizator din Setări - Registre - Sesizări Succesorale. Fiecare compartiment poate intra pe sesizare și completa secțiunea care îi revine, fără a fi necesară transmiterea fizică a documentelor între birouri.

3. De unde pot primi sesizările în aplicație?

Există trei modalități:

1. Din portalul eGuvernare
Cetățeanul completează online cererea (CDPS) de acasă sau de pe orice dispozitiv. Sesizarea se creează automat în Regista și apare în lista dumneavoastră de sesizări, gata de procesat.

2. La ghișeu - cerere depusă fizic
Cetățeanul vine la sediul primăriei cu cererea pe hârtie sau transmite verbal informațiile. Funcționarul introduce manual sesizarea în aplicație. Aplicația generează automat formularul CDPS care poate fi tipărit, semnat de cetățean și păstrat la dosarul fizic sau scanat și încărcat în aplicație.

3. Din oficiu - inițiată de primărie
Primăria inițiază sesizarea din proprie inițiativă, fără o cerere depusă de un moștenitor, în baza informațiilor deținute despre deces. În acest caz, în aplicație se selectează opțiunea „Din oficiu" și se completează datele instituției în locul datelor solicitantului.

4. Care este termenul legal pentru transmiterea sesizării către Camera Notarilor?

Conform art. 243 din OUG nr. 57/2019 și Ord. 407/2026, sesizarea (SDPS) trebuie transmisă Camerei Notarilor Publici în termen de 30 de zile de la data decesului persoanei cu ultimul domiciliu în raza UAT-ului dumneavoastră.

Atenție: Nerespectarea acestui termen atrage sancționarea disciplinară și contravențională a persoanei responsabile, conform art. 241 din OUG nr. 57/2019.

5. Defunctul a decedat în altă localitate decât cea de domiciliu. Eu trebuie să întocmesc sesizarea?

Da. Obligația întocmirii și transmiterii SDPS revine UAT-ului pe raza căruia defunctul a avut ultimul domiciliu, indiferent de locul unde a survenit decesul.

Certificatul de deces poate fi eliberat de primăria localității unde a decedat persoana, însă aceasta nu schimbă competența UAT-ului de domiciliu în ceea ce privește sesizarea succesorală.

Cum aflați de deces:

• Notificare de la compartimentul de stare civilă / evidența persoanelor
• Solicitare de certificat de atestare fiscală primită de la un notar public
• Informare de la moștenitori, rude sau alte persoane interesate
• Informare de la primăria unde a survenit decesul

6. Niciun moștenitor nu s-a prezentat în 30 de zile. Ce fac?

În această situație, inițiați sesizarea din oficiu, în baza informațiilor pe care le dețineți despre defunct și bunurile sale.

Cum identificați moștenitorii prezumtivi:

• Verificați evidențele de stare civilă și evidența persoanelor din cadrul primăriei
• Solicitați informații de la compartimentul de stare civilă sau evidența persoanelor
• Întrebați persoana care a declarat decesul despre rudele defunctului
• Colaborați cu alte compartimente care pot deține informații relevante

Dacă nu puteți identifica niciun moștenitor: menționați acest lucru în secțiunea de moștenitori din sesizare și transmiteți oricum documentul către Camera Notarilor, care va face verificări suplimentare.

7. Trebuie să întocmesc o sesizare separată pentru fiecare defunct?

Da - câte o sesizare separată pentru fiecare defunct.

Formularul SDPS este structurat în jurul unui singur defunct - autor al succesiunii. Legea nu permite gruparea mai multor defuncți într-o singură sesizare.

Exemplu: Dacă un fiu depune cerere pentru ambii părinți decedați, se întocmesc două cereri CDPS separate și două sesizări SDPS separate, fiecare cu număr propriu în R.E.S.D.P.S.

8. Ce documente generează aplicația Regista?

Regista generează automat următoarele documente:

9. Cum trimit sesizarea către Camera Notarilor?

În Pasul 2 - Trimite sesizarea din aplicație aveți două opțiuni:

Opțiunea 1 - Trimitere prin Regista
Aplicația trimite automat un email către adresa Camerei Notarilor configurată în setări, cu SDPS-ul atașat. Puteți adăuga și alte fișiere atașate (de exemplu certificatul de atestare fiscală).

Opțiunea 2 - Am trimis prin alt canal
Dacă ați transmis sesizarea prin alt mijloc (email propriu, curier, fax), selectați această opțiune pentru a marca sesizarea ca trimisă fără a genera un email din aplicație.

Modalitate de transmitere conform protocolului de colaborare:

• Cu semnătură electronică calificată - pentru documentele originale emise electronic
• Fără semnătură electronică calificată - sesizarea generată din Regista se tipărește, se semnează olograf (de mână), se scanează și se încarcă înapoi în aplicație ca document semnat, după care se transmite prin email către Camera Notarilor.

10. Ce se întâmplă după ce trimit sesizarea?

1. Camera Notarilor verifică dacă sesizarea respectă prevederile legale
2. Camera confirmă primirea și vă comunică numărul de înregistrare al sesizării în registrul lor
3. Introduceți numărul și data de înregistrare primite de la Cameră în aplicație (Pasul 3 - Închide sesizarea)
4. Sesizarea capătă statusul „Finalizat" în R.E.S.D.P.S.

Dacă sesizarea este incompletă: Camera o returnează prin email cu precizarea informațiilor care trebuie completate. Puteți reveni în aplicație, completați datele lipsă și retransmiteți sesizarea.

11. Ce se întâmplă dacă defunctul nu are bunuri sau debite?

Dacă în urma verificărilor interne (ITL, Registru Agricol) se constată că defunctul nu avea bunuri și/sau debite față de bugetul local la data decesului:

• Sesizarea nu se transmite Camerei Notarilor
• Înregistrați sesizarea în R.E.S.D.P.S. cu mențiunea „fără bunuri imobile/mobile, precum și fără debite la bugetul local"
• Sesizarea rămâne în statusul „Spre clasare"
• La împlinirea termenului de 6 luni de la data decesului, platforma clasează automat sesizarea, fără a fi necesară nicio acțiune din partea dumneavoastră
• Sesizarea trece în statusul „Clasat" și este înregistrată corespunzător în R.E.S.D.P.S.

Nu este necesară nicio acțiune manuală pentru clasare - platforma verifică zilnic sesizările aflate în statusul „Spre clasare" și le clasează automat la împlinirea termenului legal.

12. Folosim o altă platformă pentru registratură. Pot folosi totuși modulul de Sesizări Succesorale din Regista?

Da. Soluția recomandată este utilizarea Registraturii Regista ca registru secundar dedicat exclusiv sesizărilor succesorale.

Cum funcționează:

• Sesizările succesorale primesc numere de înregistrare din Registratura Regista
• În registratura dumneavoastră principală (altă platformă) continuă să fie înregistrate toate celelalte documente ale instituției
• Nu există dublă înregistrare sau conflict între cele două sisteme
• Respectați cerința legală de a ține R.E.S.D.P.S. în format electronic

Echipa Regista va configura împreună cu dumneavoastră această setare la momentul implementării.

13. Cum configurez accesul utilizatorilor la modulul de Sesizări Succesorale?

Accesul se configurează din Setări - Registre - Sesizări Succesorale:

• Administratorii au acces automat
• Utilizatorii simpli (funcționari din compartimentele ITL, Registru Agricol, Stare Civilă etc.) se adaugă manual de către administrator pe registrul de Sesizări Succesorale